Wie kann ich alle meine E-Mails für ein persönliches Backup speichern?

Eine persönliche Kopie Ihrer geschäftlichen E-Mails kann sich sowohl vor als auch nach dem Verlassen eines Jobs als nützlich erweisen. Sie können später darauf zurückgreifen, um beispielsweise Feedback zu dokumentieren, das Sie erhalten haben, oder Projekte, an denen Sie gearbeitet haben - möglicherweise für Beispiele für Ihren nächsten Auftritt.

Es gibt eine Reihe von Methoden, mit denen Sie Backups Ihrer Arbeits-E-Mails erstellen können. Wir werden verschiedene Optionen für Outlook und Google Mail durchgehen, aber bevor wir beginnen, sollten Sie Folgendes wissen: Ihr Unternehmen besitzt Ihre geschäftliche E-Mail . Um rechtliche Konsequenzen zu vermeiden, wenden Sie sich an Ihre IT-Abteilung oder Ihren Vorgesetzten, bevor Sie Ihre E-Mails archivieren, damit Sie nicht am Ende einer unangenehmen Klage stehen .

Verwenden Sie die Exportfunktion von Outlook , um alle Ihre E-Mails einschließlich Ihrer Unterordner zu sichern . In den neuesten Versionen von Outlook finden Sie dies unter Datei> Öffnen & Exportieren> Importieren / Exportieren> In eine Datei exportieren .

Ihr Backup enthält Ihre E-Mails, Ihren Kalender und Ihre Kontakte. Sie können diese PST-Datei dann auf einem anderen Computer öffnen - entweder in einer anderen Version von Outlook, in einem anderen E-Mail-Programm oder in bestimmten Anwendungen von Drittanbietern.

Wenn Sie nicht Ihr gesamtes Archiv speichern möchten, können Sie einzelne Nachrichten auswählen und in einen Ordner im Windows Explorer (oder Finder, wenn Sie einen Mac verwenden) ziehen. Dadurch werden die E-Mails als einzelne .MSG-Dateien mit dem Betreff als Dateinamen und allen Anhängen gespeichert.

Sie können diese Nachrichten in Outlook unter Windows erneut öffnen, jedoch nicht in anderen E-Mail-Clients, da das MSG-Format für Outlook proprietär ist. (Wenn Sie diese mit einem anderen Programm lesen möchten, müssen Sie sich mit der MSG-Konverter- oder Viewer-Software befassen.) Wenn Sie Nachrichten auf Ihrem Mac in den Finder ziehen, werden sie als EML-Dateien gespeichert, die Sie dann in anderen öffnen können E-Mail-Clients.

Um einzelne E-Mails in Outlook zu speichern, können Sie mit dem Befehl Datei> Speichern unter universellere Formate wie Text, RTF und HTML speichern . Leider müssen Sie alle Anhänge auch einzeln speichern. Dies ist nur ideal, um jeweils wenige Nachrichten zu speichern.

Dies ist die einfachste Option für Google Mail. Sie können alle Ihre Google-Daten, einschließlich E-Mails, herunterladen und exportieren, um später darauf zurückgreifen oder sie mit einem anderen Dienst verwenden zu können. Gehen Sie zu Google Takeout und wählen Sie die Google-Dienste aus, die Sie in Ihr Archiv aufnehmen möchten. Sie können auch eine Versandmethode auswählen (z. B. Hinzufügen Ihres Archivs zu Ihrer Dropbox oder E-Mail-Versand eines herunterladbaren Archivs) und die Exporthäufigkeit (einmalig oder alle paar Monate für ein Jahr).

E-Mails werden als .MBOX-Dateien gespeichert. Und wir haben eine Erklärung, wie Sie sie nach Ihrem Big-Data-Download anzeigen können.

Sie können auch versuchen, einen E-Mail-Client wie Outlook oder Thunderbird zu verwenden, um Ihre E-Mail entweder über POP herunterzuladen oder einfach über IMAP darauf zuzugreifen. Anschließend können Sie die E-Mails in der Anwendung speichern. (Mit Thunderbird können Sie einfach alle E-Mails markieren, mit der rechten Maustaste darauf klicken und "Speichern unter" auswählen, um sie alle als EML-Dateien zu speichern.)

Weitere Optionen zum Exportieren Ihrer E-Mails aus Google Mail und Outlook (oder anderen Programmen) umfassen das Drucken Ihrer E-Mails in PDFs und das Weiterleiten an Ihre persönliche E-Mail-Adresse. Diese Ansätze haben jedoch einige Nachteile.

Wenn Sie mehrere E-Mails in PDFs drucken möchten, müssen Sie wahrscheinlich jede einzelne in Outlook einzeln ausführen. Die PDFs enthalten auch keine Dateianhänge, daher müssen Sie diese separat speichern. Dies ist jedoch eine solide Lösung, wenn Sie nur wenige wichtige E-Mails haben, die Sie sichern möchten

Wenn Sie Google Mail verwenden, gibt es eine Reihe von Chrome-Erweiterungen (wie die treffend benannte Option "E-Mails in PDF speichern" ), mit denen Sie Ihre Nachrichten als PDFs exportieren, herunterladen oder drucken können, einschließlich mehrerer E-Mails gleichzeitig.

Das Weiterleiten von E-Mails an Ihre persönliche Adresse ist eine weitere Idee. Sie können dazu Filter in Google Mail und Outlook einrichten. Sie leiten E-Mails jedoch erst weiter, nachdem Sie die Weiterleitung eingerichtet haben. Daher müssen Sie weiterhin eine der vorherigen Lösungen verwenden, um ältere Nachrichten zu speichern (es sei denn, Sie möchten sie alle manuell weiterleiten).

Dieses Stück wurde ursprünglich im Jahr 2013 veröffentlicht und im Januar 2020 mit weiteren Informationen aktualisiert.

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