Cómo dominar Microsoft Office Excel

Las hojas de cálculo son el sueño impulsado por los datos de un nerd. Para la mayoría de la gente normal, sin embargo, son un lío complicado. Afortunadamente, no es necesario. A continuación, le mostramos cómo adaptar los datos a su voluntad con Microsoft Excel 2016.

Esta publicación es parte de Microsoft Office Week , una serie de Lifehacker donde ofrecemos consejos para comenzar o dominar Microsoft Office. ¿Quieren más? Asegúrese de estar atento a la página de etiquetas de Office Week durante toda la semana.

Excel es engañosamente simple para empezar. La interfaz de cinta funciona exactamente como las otras aplicaciones de Microsoft . Cada pestaña en la parte superior abre una nueva selección de opciones de menú. Si no puede encontrar una función que está buscando, explore las otras pestañas para encontrarla. También puede hacer clic en el cuadro verde que dice "Dime lo que desea hacer" para buscar una opción de menú.

Cuando crea un documento nuevo, también puede elegir entre una amplia variedad de plantillas. Excel 2016 puede buscar miles de plantillas en línea, incluidos presupuestos personales, itinerarios de vacaciones, informes de gastos, listas de inventario y más. Puede buscar palabras clave en la lista de plantillas o navegar por las páginas de etiquetas directamente dentro de la aplicación. También puede buscar plantillas de Excel en línea aquí .

Esta serie asume que comprende los conceptos básicos, pero si necesita un repaso, puede consultar las guías oficiales de inicio rápido de Microsoft aquí .

Las hojas de cálculo pueden ser tan simples como una tabla básica y tan complejas como una hoja de personaje de un juego de rol automatizado . Si bien las necesidades de cada persona son diferentes, existen algunas tareas básicas que puede combinar para crear la hoja de cálculo más sólida que necesita. A continuación, le mostramos cómo realizar algunas de las tareas más esenciales.

Dar formato a las celdas en una hoja de cálculo puede convertir una aburrida lista de números en un documento útil y fácil de leer. Puede configurar manualmente el texto y los colores de fondo, el tamaño del texto, los resaltados y los bordes para facilitar la legibilidad. Sin embargo, la característica más útil es la capacidad de diseñar celdas en función de lo que contienen.

Por ejemplo, en la captura de pantalla anterior, tengo una hoja de cálculo de películas de cómics y cuánto dinero han ganado en las taquillas nacionales y mundiales (sí, realmente tengo esto, cállate). Si quiero poder ver de un vistazo qué películas se han hecho más y cuáles menos, puedo usar escalas de color condicionales.

Para aplicar un estilo, seleccione las celdas a las que desea aplicar el estilo. En mi caso, elegí todas las celdas en una sola columna. En la pestaña Inicio, encontrará un botón llamado Formato condicional. Haga clic aquí y verá una selección de estilos que puede aplicar. Al pasar el cursor sobre cada elemento del menú, verá una vista previa en vivo para que pueda ver cómo aparecerán sus datos una vez que haga una selección. En la captura de pantalla anterior, utilicé un estilo llamado "Escala de color verde - blanco - rojo". Los números más altos están coloreados en verde, mientras que los números más bajos están coloreados en rojo.

Si decide que no le gusta un estilo o desea cambiarlo, primero deberá borrar el estilo antiguo. Para hacer eso, siga estos pasos:

Puede aplicar tantos estilos como desee a un rango de celdas. También puede crear sus propias reglas de estilo si Excel no tiene la opción que necesita incorporada. Tenga en cuenta que se aplicará un estilo a cada celda que seleccione, por lo que la forma en que elija sus celdas puede afectar la apariencia del estilo. Por ejemplo, en la hoja de cálculo anterior, si aplicara el estilo anterior a las columnas de taquilla nacional y global al mismo tiempo, todos los valores nacionales estarían en el extremo rojo del espectro, haciendo que el estilo fuera inútil. Para ser útil, necesitaba aplicar el estilo a cada columna individualmente.

La primera fila o columna de su hoja de cálculo se usa a menudo para las etiquetas. En mi hoja de cálculo de muestra, quiero poder ver en qué columna estoy trabajando sin importar cuántas películas de superhéroes tenga que desplazarme. Puede bloquear sus etiquetas en su lugar utilizando la función Congelar paneles .

En la pestaña Ver, en la sección Ventana, verá un botón llamado Congelar paneles. Si hace clic en el menú desplegable aquí, encontrará tres opciones:

Una vez que haya elegido cualquiera de estas opciones, la primera opción Congelar paneles cambiará a Descongelar paneles. Deberá descongelar los paneles antes de elegir otros nuevos para bloquear.

Todas esas casillas de números no serán de mucha ayuda si no puede hacer nada con ellas. Las fórmulas y funciones de Excel te ayudan a realizar una gran cantidad de cálculos complejos para que puedas sacar conclusiones significativas de tus datos.

Las fórmulas son la forma más básica de hacer matemáticas en Excel. Todas las fórmulas comienzan con un signo =. A continuación, puede crear problemas básicos utilizando etiquetas de celda. Por ejemplo, en la captura de pantalla anterior, digamos que quiero ver cuánto han ganado las dos películas independientes de Wolverine en general en todo el mundo. Usaría la siguiente fórmula:

=F29+F31

Esto sumaría los dos números — $ 373 + $ 414 — para darme un gran total global de $ 787 millones (cada valor de celda representa millones).

Excel también tiene un montón de funciones prefabricadas para hacer matemáticas más complejas por usted. Por ejemplo, supongamos que desea averiguar cuánto dinero han ganado las películas de X-Men a nivel mundial en promedio en la hoja de cálculo anterior. Para ello, puede utilizar la función PROMEDIO . Para tomar el promedio de todas estas películas, usaría la siguiente línea:

=AVERAGE(F26:F33)

Los dos puntos en esta línea indican que la función PROMEDIO debe incluir el rango completo de celdas entre la primera y la última celda. Entonces, esta función tomará el promedio de cada valor para una película de X-Men en la columna F.

También puede anidar funciones entre sí. Por ejemplo, digamos que quiero averiguar la calificación promedio de Rotten Tomatoes del usuario para cada película de X-Men. La calificación promedio de todas las celdas de H26 a H33 en la captura de pantalla anterior termina con tres decimales. En cambio, quiero redondear ese número a un solo decimal. Según la documentación de Excel, la función REDONDEAR debe tener el siguiente formato:

=ROUND(number, num_digits)

Aquí, "número" indica el número que quiero redondear y "num_digits" representa el número de dígitos al que quiero redondear el número. En este caso, el número que quiero redondear es el resultado de la función PROMEDIO. Entonces, para cortar esos puntos decimales adicionales del promedio, usaré la siguiente función:

=ROUND((AVERAGE(H26:H33)),1)

Esto es lo que se llama función anidada . Primero, Excel calcula el promedio de las celdas de H26 a H33 (que se ven en negrita arriba). Luego, usa ese promedio como argumento numérico en la función ROUND. El 1 al final de la línea indica que el número debe redondearse a un punto decimal. Entonces, en lugar de obtener una calificación promedio de 78.875, que es la calificación promedio real, verá 78.9 en la hoja final.

Como puede ver, las fórmulas y funciones pueden variar desde muy simples hasta increíblemente complejas. Estos ejemplos apenas arañan la superficie de lo que puede hacer con fórmulas y funciones. Puede consultar esta guía de How-To Geek para profundizar en lo que puede hacer con las funciones. También puede explorar las funciones integradas en Excel y aprender a usarlas aquí .

En el ejemplo anterior, utilicé funciones para crear manualmente una tabla con información sobre mi hoja de cálculo. Las tablas dinámicas ofrecen una manera más fácil de hacer esto sin tener que elaborar fórmulas complejas con cuidado para realizar tareas básicas como redondear un promedio. Cuando se trata de grandes conjuntos de datos, esto puede ser invaluable.

Puede crear una tabla dinámica de dos formas. En la pestaña Insertar, puede hacer clic en Tablas dinámicas recomendadas y Excel sugerirá tablas basadas en los datos que ya ingresó en su hoja de cálculo. Alternativamente, puede hacer clic en Tabla dinámica para crear manualmente la suya. Ambos abrirán la interfaz de la tabla dinámica en una nueva hoja.

En una tabla dinámica, puede elegir subconjuntos específicos de sus datos para analizar. Por ejemplo, digamos que quiero ver los puntajes promedio de revisión de Metacritic. En el lado derecho de la pantalla, seleccionaré los campos Film, Metacritic y Metacritic Users. Esto me dará la siguiente tabla:

De forma predeterminada, la tabla me mostrará la suma de cada línea. Si bien eso sería útil para algo así como el total bruto de taquilla, en este caso la suma de las puntuaciones de revisión es inútil. Tendré que modificarlo. Para hacer eso, haré clic en la flecha desplegable junto a "Suma de metacrítica" en el cuadro Valores. Luego, haré clic en Configuración del campo de valor. Esto me dará nuevas opciones sobre qué datos mostrar.

En la pestaña Resumir valores por, elegiré Promedio, ya que es un cálculo más significativo. A continuación, haré lo mismo con el campo Suma de usuarios metacríticos en el cuadro Valores. Esto me dará una tabla mucho más útil:

Al igual que en la última sección, ese decimal final en la columna Metacritic me está molestando. Afortunadamente, esta vez no necesito ocuparme de funciones anidadas. Para solucionar este problema, volveré a abrir el menú Configuración del campo de valor. Esta vez, haré clic en el botón en la parte inferior de la ventana que dice Formato de número.

En la lista de categorías en el lado izquierdo de la nueva ventana que aparece, seleccionaré Número. Aquí, puedo elegir cuántos decimales quiero incluir. Para la columna Metacritic, elegiré cero, por lo que es coherente con la métrica de puntuación original. Haré el mismo cambio para la columna Usuarios de Metacritic, pero esta vez elegiré un punto decimal, ya que los usuarios de Metacritic califican en una escala de un punto decimal. Mi nueva mesa está mucho más limpia:

Mi nueva tabla dinámica es mucho más fácil de leer. Puede utilizar tablas dinámicas para examinar sus datos de diversas formas sin cambiar la hoja en la que se almacenan sus datos. Por ejemplo, puedo agregar rápidamente columnas para datos de taquilla o calificaciones de Rotten Tomatoes. También podría arrastrar el campo Película desde el cuadro Filas al cuadro Filtros para que mi tabla solo muestre los totales de cada columna, en lugar de las líneas individuales en sí.

Cuando se trata de grandes conjuntos de datos, las tablas dinámicas se vuelven esenciales. A veces pueden ser un poco difíciles si sus datos no tienen el formato correcto (las filas en blanco que dejo entre las diferentes franquicias eliminan las tablas dinámicas automáticas, por ejemplo), pero a menudo son mucho más rápidas y flexibles que crear las suyas propias. tablas de fórmulas.

A diferencia de los documentos de Word, las hojas de cálculo no se diseñan pensando en páginas regulares y fáciles de imprimir. Para compensar esto, use la función Vista previa de salto de página . Con él, puede cambiar cómo se divide su hoja y qué datos deben imprimirse en qué página.

Para abrir esta vista, haga clic en la pestaña Ver. En la sección Vista del libro, haga clic en Vista previa de salto de página. Su hoja de cálculo se alejará y le mostrará qué secciones se imprimirán en cada página. Puede arrastrar cada línea para cambiar el tamaño de las secciones como mejor le parezca.

Si desea agregar más saltos de página, siga estos pasos:

En el caso de documentos muy largos, Excel puede introducir saltos de página automáticos cuando alcanza la cantidad máxima de espacio que puede caber en una página. No puede eliminar estos saltos de página, pero cualquiera de los demás, incluidos los saltos de página que agregue, se pueden mover o eliminar a voluntad. Para volver a la vista normal, regrese a la pestaña Ver en la cinta. En Vistas del libro, haga clic en Normal.

Para tener una mejor idea de cómo se ven sus datos, puede crear gráficos personalizados basados ​​en todos o en parte de los datos en su hoja de cálculo. Excel viene con una gran cantidad de estilos listos para usar entre los que puede elegir, o puede personalizar sus gráficos para satisfacer sus necesidades .

Para crear un gráfico, primero seleccione las celdas que desea incluir. En algunos casos, es posible que deba formatear sus celdas de cierta manera para que Excel las entienda, pero puede leer sobre cómo formatear sus celdas para cada tipo de gráfico aquí . En este ejemplo, usaremos los datos de la película para Marvel Cinematic Universe en la captura de pantalla anterior. Seleccionaré todo en las columnas A, E y F.

Una vez que haya seleccionado sus datos, haga clic en la pestaña Insertar en la cinta. En la sección Gráficos, verá un botón llamado Gráficos recomendados. Esto elegirá automáticamente el tipo de gráfico que Excel cree que es mejor en función de los datos que ha seleccionado. En mi caso, elegí "columnas agrupadas" de mis sugerencias.

Una vez que haya creado su gráfico, puede personalizarlo como lo necesite. En mi caso, hay algunas cosas que no me gustan de este. Quiero cambiar el título del gráfico para que sea más descriptivo. Quiero agregar una etiqueta al eje izquierdo para indicar que los números se miden en millones. Además, sería bueno si la combinación de colores fuera un poco menos aburrida.

El primer problema es sencillo. Puede hacer clic en el título de un gráfico para cambiarlo. Para cambiar las etiquetas de los ejes, primero deberá agregar una. Haga clic en algún lugar del espacio vacío del gráfico para seleccionar el gráfico en sí. Aparecerán tres botones junto a la esquina superior derecha del gráfico. Haga clic en el primer botón con un icono más verde. Aquí, puede agregar elementos como un título de eje. Luego, puede hacer clic en la etiqueta para editarla de la misma manera que editó el título.

Para cambiar el estilo del gráfico, selecciónelo y haga clic en el cuadro con el símbolo de un pincel. Aquí, puede elegir entre una selección de estilos preestablecidos. También puede cambiar el esquema de color de su gráfico haciendo clic en Color en la parte superior del cuadro del selector de estilo. Ahora bien, ¿este gráfico no se ve mucho mejor?

De forma predeterminada, cualquier gráfico nuevo que cree aparecerá en la hoja que tiene abierta. Si prefiere mantener sus gráficos separados, puede moverlos a su propia hoja. Para hacerlo, haga clic con el botón derecho en el gráfico y seleccione Mover gráfico. En el cuadro que aparece, seleccione "Nueva hoja" y asígnele un nombre. Haga clic en Aceptar y el gráfico se moverá a su propia hoja.

Los conceptos básicos de las hojas de cálculo son tan fundamentales como las matemáticas mismas. Aun así, Microsoft ha logrado agregar nuevas funciones útiles en Excel 2016. Estas son algunas de las mejores herramientas en la versión más reciente:

Hay muchas más características antiguas y nuevas enterradas debajo de la superficie. Puede consultar más información sobre las versiones más recientes en el sitio web de Microsoft .

Puede encontrar una lista completa de atajos de teclado para casi todo en Excel en el sitio web de Microsoft aquí . Estos son algunos de los más comunes que usará todos los días:

Excel también admite muchos de los mismos atajos de navegación de texto que hemos cubierto anteriormente aquí . También puede navegar por la cinta presionando Alt. La aplicación le mostrará qué botón puede presionar para cambiar de pestaña o acceder a las funciones disponibles actualmente.

Prácticamente no hay límites en las formas en que puede usar Excel para crear sus propias hojas de cálculo. Puede crear cualquier cosa, desde una simple lista de tareas pendientes hasta hojas que casi parecen aplicaciones propias. Aquí hay más lecturas para ayudarlo en su camino:

Las hojas de cálculo no son tan aburridas como las películas te han hecho creer. Si bien puede llevar un poco de trabajo comenzar, puede convertir los datos recopilados tediosamente en gráficos visualmente impresionantes e informativos.

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