Cómo dominar Microsoft Office Outlook

Microsoft Outlook es el cliente de correo electrónico y calendario de facto en la mayoría de las oficinas, y también puede ayudarlo a administrar sus tareas y notas. Más allá de hacer clic en Enviar y recibir, hay muchas cosas que puede hacer para mejorar su flujo de trabajo de Outlook, como compartir su calendario, filtrar automáticamente los correos electrónicos y más.

Esta publicación es parte de Microsoft Office Week , una serie de Lifehacker donde ofrecemos consejos para comenzar o dominar Microsoft Office. ¿Quieren más? Asegúrese de estar atento a la página de etiquetas de Office Week durante toda la semana.

Al igual que con las otras aplicaciones de Office, los comandos que necesita usar en Outlook están todos en la cinta. El panel de navegación izquierdo también es una parte fundamental de la interfaz de Outlook y le permite cambiar rápidamente entre las diferentes vistas de Outlook.

Para esta guía, asumiremos que ya ha configurado una cuenta de correo electrónico en Outlook y conoce los conceptos básicos, como redactar correos electrónicos y agregar un evento de calendario. Si desea un repaso, consulte las guías de inicio rápido de Microsoft para Office aquí .

A diferencia de los otros programas de Microsoft Office, que cada uno tiene un propósito específico ( Word procesa textos , Excel hace hojas de cálculo , PowerPoint hace presentaciones , etc.), Outlook es multitarea. Está destinado a ser su asistente personal todo en uno: administrar sus correos electrónicos, citas, libreta de direcciones, notas y tareas en un solo lugar. Para la mayoría de las personas, el correo electrónico, el calendario y los contactos (o "personas") son las funciones más utilizadas en Outlook, por lo que aquí nos centraremos en los consejos de productividad para estas funciones.

Las reglas de Outlook brindan una forma poderosa de organizar automáticamente la manguera de incendios ininterrumpida del correo electrónico. Outlook puede mover automáticamente los correos electrónicos que tienen archivos adjuntos a una carpeta, enviar alertas de escritorio o de audio de ciertos contactos, clasificar los correos electrónicos en función de su contenido y mucho más.

Para comenzar con las reglas:

Outlook ofrece algunas plantillas de reglas comunes que puede utilizar. Seleccione uno, y luego en el Paso 2, haga clic en los enlaces subrayados para editar los detalles. Si desea crear una regla con más criterios, comience desde una regla en blanco: elija "Aplicar regla a los mensajes que reciba" o "Aplicar regla a los mensajes que envíe" y luego siga el asistente.

Por ejemplo, quería categorizar todos los correos electrónicos de mis coautores de Lifehacker como "Trabajo" y también enviar esos correos electrónicos a una carpeta "Lifehacker". Para hacer eso, comencé con un "Aplicar regla en los mensajes que recibo" en blanco. La primera condición que seleccioné fue “con palabras específicas en la dirección del destinatario” y puse “@ lifehacker.com” como valor de “palabras específicas”. Luego verifiqué las opciones “moverlo a la carpeta especificada” y “asignarlo a la categoría de categoría” y edité esos valores.

Otras reglas que podría considerar: mover correos electrónicos de remitentes que no están en su libreta de direcciones a una carpeta "Podría ser spam", marcar todos los mensajes que son solicitudes de reunión o combinar mensajes de varias cuentas de correo electrónico en una carpeta unificada .

Si actualiza a una computadora nueva o usa más de una computadora a la vez, puede importar y exportar sus reglas de Outlook para no tener que volver a crearlas. Nuevamente, vaya a Mover> Administrar reglas y alertas. Luego haga clic en el botón Opciones para importar o exportar las reglas.

Las reglas son útiles para organizar automáticamente los mensajes cuando los recibe o envía, pero a menudo querrá procesar los correos electrónicos individualmente. Los Pasos rápidos de Outlook combinan varias acciones en botones de un solo clic para que la administración del correo electrónico requiera menos tiempo. Es como una macro para el manejo de correo electrónico.

Algunos Pasos rápidos predeterminados incluyen mover mensajes a una carpeta específica y marcarlos como leídos y reenviar correos electrónicos a un contacto específico o múltiples contactos. Por ejemplo, puede utilizar un Paso rápido para enviar boletines a su carpeta "Referencia" después de haberlos leído, o reenviar mensajes que otro departamento debería manejar a las direcciones de correo electrónico adecuadas.

Puede crear sus propios Pasos rápidos haciendo clic en el botón Pasos rápidos en la pestaña Inicio y luego eligiendo Nuevo Paso rápido. Por ejemplo, a menudo recibo solicitudes de charlas o reuniones “rápidas” con café de empresas de relaciones públicas, pero no tengo tiempo para eso. Así que configuré un Quick Step en Outlook con una respuesta estándar que puedo enviar rápidamente con un solo clic. En el Paso rápido, elegí Responder como acción y hice clic en el enlace Opciones para ingresar mi texto enlatado.

Combinado con una regla de Outlook que busca mensajes que contienen "llamada rápida con" o "chat rápido con", esto me ayuda a lidiar con algunos de mis correos electrónicos recibidos con más frecuencia en un solo paso.

Outlook no solo le permite crear una firma de correo electrónico que se incluirá en cada correo electrónico que envíe, sino que puede crear varias firmas y elegir entre ellas cuando redacte un correo electrónico.

Para crear su primera firma de correo electrónico (o modificar una existente :)

Puede formatear la apariencia de su firma, adjuntar una tarjeta de contacto, insertar enlaces web y más.

Si hace clic en la pestaña "Papelería personal" en esta ventana Firmas y papelería, puede aplicar un tema para sus mensajes de correo electrónico HTML y establecer la fuente predeterminada al redactar o leer mensajes. Sin embargo, la mayoría de la gente prefiere no recibir mensajes HTML, por lo que es mejor dejar los valores predeterminados como están.

Finalmente, si tiene más de una cuenta de correo electrónico configurada en Outlook, puede elegir una firma predeterminada diferente para cada cuenta. Alternativamente, cuando está redactando un correo electrónico, puede cambiar entre firmas de correo electrónico yendo al menú Insertar en la ventana del nuevo mensaje y haciendo clic en el botón Firmas, que parece un bolígrafo sobre una hoja de papel.

Si trabaja en una oficina donde las personas usan su calendario para programar reuniones y citas entre sí, hay un par de formas de configurar el Calendario de Outlook para que muestre a los demás cuándo está ocupado o libre.

Si su empresa utiliza Microsoft Exchange Server, puede compartir fácilmente su calendario con otro usuario de Exchange yendo a la pestaña Inicio y haciendo clic en "Compartir calendario". En la invitación para compartir, ingrese la dirección de correo electrónico de la persona con la que desea compartir su calendario.

Si no está utilizando Exchange, puede enviar los detalles de su calendario por correo electrónico:

Al hacer clic en Aceptar, el calendario se incrustará en el cuerpo de un mensaje de correo electrónico como una "instantánea de calendario" y también se incluirá como un archivo ICS (archivo iCalendar) adjunto. Si el destinatario de su correo electrónico también usa Outlook, puede abrir la instantánea del calendario en Outlook y ver su calendario junto a su calendario predeterminado. Sin embargo, si cambia o agrega eventos, el calendario no se actualizará para la otra persona, por lo que es una versión más limitada de "compartir" un calendario.

Y, finalmente, la nueva función de Grupos de Outlook 2016 brinda a los miembros del equipo un calendario de grupo que todos pueden actualizar. Sin embargo, solo está disponible para cuentas profesionales o educativas de Office 365.

Si usa tanto Google Calendar como Outlook, probablemente querrá mantener sus calendarios sincronizados. La única forma de hacer esto ahora mismo es con una utilidad de terceros. Slipstick enumera algunas herramientas que pueden hacer el trabajo aquí , incluido el software gratuito Outlook Google Calendar Sync , que How-To Geek describe en detalle aquí . Si su empresa utiliza Google Apps para el trabajo, Google ofrece una herramienta de sincronización para Outlook , que puede mantener su correo electrónico, contactos, calendario y notas coherentes entre Outlook y los productos de Google.

Sin embargo, si todo lo que desea hacer es poder ver su Calendario de Google desde Outlook, puede hacerlo suscribiéndose a su Calendario de Google:

Una vez que esté suscrito al calendario, verá todos los eventos nuevos y editados cuando seleccione ese calendario en el menú de navegación de la izquierda.

Probablemente envíe correos electrónicos a los mismos grupos de personas una y otra vez. Si crea un grupo de contacto, no solo puede enviar correos electrónicos a todas esas personas a la vez sin tener que escribir todas sus direcciones de correo electrónico, sino que puede aplicar reglas para identificar y administrar este tipo de correos electrónicos grupales con facilidad.

¡Voila! Ahora puede enviar rápidamente un correo electrónico a todos los miembros del grupo o usar esta lista de contactos del grupo en otro lugar de Outlook, como crear invitaciones a reuniones en la vista de calendario.

Al igual que las otras aplicaciones de Office, Outlook no ha incorporado nuevas características ni cambios de interfaz radicales. Sin embargo, ha habido algunas mejoras bienvenidas :

Hay más características antiguas y nuevas enterradas debajo de la superficie. Obtenga más información sobre la versión más reciente de Office en el blog de Microsoft .

Domina algunos atajos de teclado y llegarás a la bandeja de entrada cero mucho más rápido. Outlook tiene un montón de atajos de teclado , pero estos son algunos que probablemente usará con más frecuencia:

Además, puede hacer clic con el botón derecho en el icono de Outlook en la barra de tareas para crear rápidamente un nuevo correo electrónico, cita, convocatoria de reunión, contacto o tarea, sin necesidad de cambiar a la ventana de Outlook.

Lo ame o lo odie, Outlook es una herramienta poderosa que podría ayudarlo a organizarse mejor. Aquí hay más lecturas para ayudarlo a profundizar en el programa:

Algunas funciones de Outlook solo están disponibles para quienes usan Exchange (como configurar una respuesta de fuera de la oficina), pero incluso si no está usando Exchange, Outlook sigue reinando como un correo electrónico, calendario, contactos, notas y administrador de tareas.

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