Cómo organizar toda su vida con Trello

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Trello es una increíble herramienta de gestión de proyectos quefacilita la colaboración y, me atrevo a decir, incluso divertida . Pero esta herramienta de lista visual puede hacer mucho más, ya sea que esté organizando proyectos de trabajo, tareas familiares, planes de viaje o cualquier otra cosa. Aquí hay algunas formas de utilizar Trello para administrar toda su vida.

Un tablero de Trello es básicamente una página web que contiene listas dispuestas horizontalmente en la página para que pueda obtener una vista panorámica de su proyecto. Los elementos dentro de las listas, llamados tarjetas, se pueden arrastrar y soltar en otras listas o reordenar dentro de listas.

Las tarjetas individuales pueden contener listas de verificación, imágenes, archivos adjuntos, fechas límite, etiquetas de colores y notas de discusión de otras personas que comparten el tablero. Puede tener tantos tableros como desee: uno para "Cosas de la casa", por ejemplo, uno para "Dominación mundial", etc.

Probablemente pueda ver cómo esto resulta útil. Las tarjetas de Trello son como notas adhesivas que se colocan en un tablero de corcho, es decir, notas adhesivas digitales que se pueden buscar, compartir y que vienen con recordatorios. También puede crear tarjetas por correo electrónico .

Trello me funciona porque tiendo a pensar de forma muy visual, y las imágenes y las etiquetas de colores se registran en mi cerebro mejor que el texto sin formato. Si bien soy un gran admirador de Evernote por administrar toneladas de información, en el pasado me encontré volviendo a las listas individuales garabateadas en papel e incluso a las fichas repartidas por todas partes para obtener esa descripción general de primer nivel de mis días. Trello fue una gran mejora; es una de esas pocas aplicaciones que en realidad equilibra una interfaz de usuario simple y elegante con funciones potentes y flexibles.

Pero basta de elogios. Permítanme mostrarles cómo otros usuarios de Trello y yo estamos haciendo las cosas con algunos tableros de ejemplo.

Quizás la forma más obvia y popular de usar Trello es como administrador de proyectos y tareas, tanto para tareas pendientes personales como para proyectos de equipo.

El sistema de productividad Getting Things Done (GTD) encaja perfectamente en esta plataforma . Podría tener tableros separados para cada una de sus listas principales (por ejemplo, un tablero de NextActions con listas para cada contexto, como @calls, y un tablero Algún día / Quizás con listas para cada categoría) o, como lo estoy usando (captura de pantalla arriba), un gran tablero de tareas con las listas apropiadas.

Por ejemplo, mi tablero incluye:

Cualquier otro sistema de listas y etiquetas también puede funcionar, como usar una lista para "Esta semana" y otra lista para "El próximo mes" o etiquetar las tareas por sus " rocas grandes ", como las llamó Stephen Covey (cosas como familia, aprendizaje, salud, etc.).

También puede utilizar Trello como planificador semanal, con listas para cada día de la semana. Por ejemplo, además de mi tablero de tareas, tengo un tablero de publicaciones semanales donde puedo planificar en qué artículos y publicaciones necesito trabajar para cada día de la próxima semana. Las etiquetas de colores se relacionan con cada cliente así como con cada tipo de tarea de escritura (por ejemplo, el enfoque principal de escritura del día, la investigación o la edición).

Puede crear un calendario editorial aún más avanzado con Trello o usar el planificador semanal para necesidades que no sean de escritura: para trazar las comidas, las tareas del hogar, las rutinas de ejercicio, las asignaciones de tareas de la próxima semana y todo lo demás que pueda enumerar por día.

Si habilita el encendido del Calendario (en el menú de la barra lateral> Power-Ups), incluso puede ver todas sus tarjetas que tienen fechas de vencimiento adjuntas en una vista de calendario mensual o semanal y usar la URL de iCalendar (en Power-Ups > Calendario> Configuración) para sincronizar sus tarjetas con su calendario externo.

Si tiene tareas repetidas y no desea seguir agregando las mismas tarjetas una y otra vez, conecte Trello al servicio de automatización de aplicaciones web Zapier y use esta receta para programar tarjetas para todos los días, semanas y meses.

O puede vincular Trello, Zapier y RescueTime para realizar un seguimiento automático de su tiempo y registrar todas sus tareas completadas , ya que las instrucciones paso a paso de RescueTime le mostrarán cómo hacerlo. ¿Guay, verdad?

Kanban es un sistema que organiza el flujo de trabajo visualmente, a menudo con tarjetas organizadas en columnas (como "Tareas", "Tareas" y "Listo") en un tablero. Como puede ver, Trello se inspira en el tablero Kanban y es perfecto para esta forma de gestionar proyectos. Los equipos de software ágil, en particular, parecen haber recurrido a Trello para priorizar las tareas y controlar todas las fases de un proyecto , así como para registrar notas de reuniones y compartir recursos.

Incluso si no usa "sprints" en sus proyectos, puede copiar este tablero Agile de muestra en su cuenta de Trello y ajustar las listas (que incluyen listas de Siguiente, Preguntas, Espacio para mejorar y Cosas increíbles) como desee para tus proyectos laborales.

(Por cierto, la versión gratuita de Trello le permite cambiar el color de fondo, pero para obtener un soporte de fondo fotográfico elegante como se ve en la captura de pantalla anterior, necesitaría Trello Gold, que cuesta $ 5 al mes o $ 45 al año).

Además de sus tareas pendientes, puede crear todo tipo de listas en la herramienta, siendo las tarjetas cualquier tipo de texto. Aquí están algunos ejemplos.

También puede usar Trello como un equipo o un tablero de mensajes / estado familiar, como lo demuestra esta plantilla . Con listas para cada persona, cada tarjeta puede ser un mensaje simple de los otros miembros, un recordatorio de horario, una tarea o tarea asignada o una propuesta. (Puede activar un poder de votación para habilitar el conteo de votos de los miembros del equipo).

Por el contrario, en lugar de una lista para cada persona, podría tener una lista para cada área que el equipo debe abordar: por ejemplo, listas de compras, agendas de reuniones, ideas de proyectos, etc. Desde la barra lateral, puede arrastrar iconos de miembros a cualquier tarjeta para asignarle una persona.

Algunos viajes requieren mucho trabajo para planificarlos, con demasiados detalles para hacer malabares y cosas de las que hacer un seguimiento. Somos grandes fanáticos del uso de TripIt para organizar automáticamente nuestros itinerarios de viaje por correo electrónico, pero en la etapa de planificación, una herramienta como Trello es muy útil. Puede tener listas para todas sus reservas, lugares que desea comer, lugares que visitar, listas de empaque y más. Comparta el tablero con alguien con quien esté viajando, y ellos también pueden agregar sus propias tarjetas.

Cuando su viaje está lleno, alivia un poco el estrés ver una vista diaria de lo que ha planeado para asegurarse de que tiene todas sus bases (opciones de comida, transporte, etc.) cubiertas, y con estas listas puede ajustar fácilmente su itinerario simplemente arrastrando las tarjetas a otro día o moviéndolas hacia arriba o hacia abajo en la lista.

Este ejemplo de Trello organiza un proyecto de remodelación mediante la plantilla Tareas pendientes, En marcha, Hecho, pero puede agregar listas más específicas, como Estimaciones de contratistas, Listas de productos, Presupuesto, Bricolaje, etc.

Planear el gran día es otro proyecto enorme, pero Trello puede mantener organizados visualmente los planes de su boda. Tabitha Neal tiene una excelente guía sobre el uso de Trello para planificar una boda , mientras que Trello tiene una plantilla de "Centro de comando de bodas" que divide las tareas en listas durante más de 12 meses, 10-12 meses, 8 meses, etc. antes del día de la boda.

El uso de fichas para trazar un argumento para una novela o un guión es una técnica de escritura clásica. Trello puede reemplazar esas fichas físicas. La plantilla anterior proviene del usuario de Reddit tleisher y puedes adaptarla a cualquier obra de ficción.

Puede usar Trello para prácticamente cualquier cosa para la que haría listas, especialmente proyectos complejos. ¿Quieres más ideas? Consulte este tablero de plantillas (cada tarjeta es una plantilla que puede copiar en su cuenta), algunos tableros inspiradores o estas plantillas de Trello (planificación de eventos, freelance y consultoría, publicación, reclutamiento y desarrollo de software). Además, aquí se explica cómo usar Trello como un profesional .