Microsoft OfficeExcelをマスターする方法

スプレッドシートはオタクのデータ主導の夢です。しかし、ほとんどの一般の人々にとって、彼らは複雑な混乱です。幸いなことに、そうである必要はありません。Microsoft Excel2016を使用してデータを自由に曲げる方法は次のとおりです。

この投稿は、LifehackerのシリーズであるMicrosoft Office Weekの一部であり、 MicrosoftOfficeの使用を開始または習得するためのヒントを提供します。もっと欲しい?週を通して、 OfficeWeekタグページに注意してください

Excelは、一見簡単に始めることができます。リボンインターフェイスは、他のMicrosoftアプリとまったく同じように機能します。上部の各タブは、メニューオプションの新しい選択を開きます。探している機能が見つからない場合は、他のタブを調べて見つけてください。「やりたいことを教えて」と書かれた緑色のボックスをクリックして、メニューオプションを検索することもできます。

新しいドキュメントを作成するときは、さまざまなテンプレートから選択することもできます。Excel 2016は、個人の予算、休暇の旅程、経費報告書、在庫リストなど、何千ものオンラインテンプレートを検索できます。テンプレートリストでキーワードを検索したり、アプリ内でタグページを閲覧したりできます。こちらからオンラインでExcelテンプレートを閲覧することもできます

このシリーズは、基本を理解していることを前提としていますが、復習が必要な場合は、Microsoftの公式クイックスタートガイドをここで確認できます

スプレッドシートは、基本的なテーブルのように単純なものから、自動化されたロールプレイングゲームのキャラクターシートのように複雑なものまであります。ニーズは人それぞれですが、必要な最も堅牢なスプレッドシートを作成するために組み合わせることができるいくつかの基本的なタスクがあります。最も重要なタスクのいくつかを実行する方法は次のとおりです。

スプレッドシートのセルをフォーマットすると、退屈な数字のリストが読みやすい便利なドキュメントに変わる可能性があります。テキストと背景色、テキストサイズ、ハイライト、境界線を手動で設定して、読みやすくすることができます。ただし、これまでで最も便利な機能は、セルの内容に基づいてセルのスタイルを設定する機能です。

たとえば、上のスクリーンショットには、漫画本の映画のスプレッドシートと、国内および世界中の興行収入でどれだけのお金を稼いだかがあります(はい、私は本当にこれを持っています、黙ってください)。どの映画が最も多く、どの映画が最も少なくなったかを一目で確認したい場合は、条件付きカラースケールを使用できます。

スタイルを適用するには、スタイルを適用するセルを選択します。私の場合、1つの列の下にあるすべてのセルを選択しました。[ホーム]タブの下に、[条件付き書式]というボタンがあります。これをクリックすると、適用できるスタイルの選択肢が表示されます。メニューの各項目にカーソルを合わせると、ライブプレビューが表示されるため、選択するとデータがどのように表示されるかを確認できます。上のスクリーンショットでは、「緑-白-赤のカラースケール」と呼ばれるスタイルを使用しました。最高の数字は緑で、最低の数字は赤で表示されます。

スタイルが気に入らない、またはスタイルを変更したい場合は、最初に古いスタイルをクリアする必要があります。これを行うには、次の手順に従います。

セルの範囲には、必要な数のスタイルを適用できます。Excelに必要なオプションがまだ組み込まれていない場合は、独自のスタイルルールを作成することもできます。選択したすべてのセルにスタイルが適用されるため、セルの選択方法がスタイルの表示に影響する可能性があることに注意してください。たとえば、上記のスプレッドシートで、上記のスタイルを国内およびグローバルの興行収入の列に同時に適用すると、すべての国内の値がスペクトルの赤い端になり、スタイルが役に立たなくなります。便利にするために、各列に個別にスタイルを適用する必要がありました。

スプレッドシートの最初の行または列は、多くの場合、ラベルに使用されます。サンプルのスプレッドシートでは、スクロールしなければならないスーパーヒーロー映画の数に関係なく、どの列で作業しているかを確認できるようにしたいと思います。ペインのフリーズ機能を使用してラベルを所定の位置にロックできます。

[表示]タブの[ウィンドウ]セクションに、[ペインのフリーズ]というボタンが表示されます。ここのドロップダウンメニューをクリックすると、次の3つのオプションがあります。

これらのオプションのいずれかを選択すると、最初の[ペインのフリーズ]オプションが[ペインのフリーズ解除]に変わります。ロックする新しいペインを選択する前に、ペインのフリーズを解除する必要があります。

あなたがそれらで何もできないならば、それらの数字の箱のすべてはあまり役に立ちません。Excelの数式と関数を使用すると、大量の複雑な計算を実行できるため、データから意味のある結論を導き出すことができます。

数式は、Excelで数学を行うための最も基本的な方法です。すべての数式は=記号で始まります。次に、セルラベルを使用して基本的な問題を作成できます。たとえば、上のスクリーンショットで、2つのスタンドアロンのウルヴァリン映画が全世界でどれだけ作られているかを確認したいとします。次の式を使用します。

=F29+F31

これにより、2つの数値(373ドル+ 414ドル)が合計され、世界全体で7億8700万ドルになります(各セルの値は数百万を表します)。

Excelには、より複雑な計算を行うための事前に作成された関数も多数あります。たとえば、上記のスプレッドシートでX-Menの映画が世界で平均してどれだけのお金を稼いだかを知りたいとします。このために、AVERAGE関数を使用できます。これらすべての映画の平均を取るには、次の行を使用します。

=AVERAGE(F26:F33)

この行のコロンは、AVERAGE関数に最初のセルと最後のセルの間のセルの全範囲を含める必要があることを示しています。したがって、この関数は、列FのX-Menフィルムのすべての値の平均を取ります。

関数を相互にネストすることもできます。たとえば、各X-Menフィルムの平均ユーザーRottenTomatoes評価を調べたいとします。上のスクリーンショットのH26からH33のすべてのセルの平均評価は、小数点以下3桁で終わります。代わりに、その数値を小数点以下第1位に切り捨てたいと思います。Excelのドキュメントによると、ROUND関数は次のようにフォーマットする必要があります。

=ROUND(number, num_digits)

ここで、「number」は丸めたい数値を示し、「num_digits」は数値を丸めたい桁数を表します。この場合、丸めたい数値はAVERAGE関数の結果です。したがって、これらの余分な小数点を平均から切り落とすために、次の関数を使用します。

=ROUND((AVERAGE(H26:H33)),1)

これは、ネストされた関数と呼ばれるものです。最初に、ExcelはH26からH33までのセルの平均を計算します(上記の太字で表示)。次に、その平均をROUND関数の数値引数として使用します。行末の1は、数値を小数点以下1桁に丸める必要があることを示します。したがって、実際の平均評価である78.875の平均評価を取得する代わりに、最終シートに78.9が表示されます。

ご覧のとおり、数式と関数は非常に単純なものから非常に複雑なものまでさまざまです。これらの例は、数式や関数でできることのほんの一部にすぎません。あなたは、チェックアウトすることができハウツーオタクから、このガイドを使用すると、関数で何ができるかをより深くダイビングのために。Excelに組み込まれている関数を参照して、それらの使用方法をここで学ぶこともできます

上記の例では、関数を使用して、スプレッドシートに関する情報を含むテーブルを手動で作成しました。ピボットテーブルを使用すると、平均の丸めなどの基本的なタスクを実行するために複雑な数式を慎重に作成しなくても、これを簡単に行うことができます。大規模なデータセットを扱う場合、これは非常に貴重です。

ピボットテーブルは、2つの方法のいずれかで作成できます。[挿入]タブで、[推奨ピボットテーブル]をクリックすると、Excelは、スプレッドシートに既に入力したデータに基づいてテーブルを提案します。または、[ピボットテーブル]をクリックして、独自のピボットテーブルを手動で作成することもできます。どちらも、新しいシートでピボットテーブルインターフェイスを開きます。

ピボットテーブルでは、分析するデータの特定のサブセットを選択できます。たとえば、Metacriticの平均レビュースコアを確認したいとします。画面の右側で、[Film]、[Metacritic]、および[MetacriticUsers]フィールドを選択します。これにより、次の表が得られます。

デフォルトでは、テーブルには各行の合計が表示されます。これは興行収入の合計のようなものには便利ですが、この場合、レビュースコアの合計は役に立ちません。微調整する必要があります。これを行うには、[値]ボックスの[メタクリティックの合計]の横にあるドロップダウン矢印をクリックします。次に、[値フィールドの設定]をクリックします。これにより、表示するデータの新しいオプションが表示されます。

[値の要約]タブで、[平均]を選択します。これは、より意味のある計算だからです。次に、[値]ボックスの[メタクリティックユーザーの合計]フィールドに対して同じことを行います。これにより、はるかに便利なテーブルが得られます。

前のセクションと同じように、Metacritic列の末尾の小数が気になります。幸い、今回は入れ子関数を扱う必要はありません。これを修正するには、[値フィールドの設定]メニューをもう一度開きます。今回は、ウィンドウの下部にある「数値フォーマット」というボタンをクリックします。

表示される新しいウィンドウの左側にあるカテゴリのリストで、[番号]を選択します。ここでは、含める小数点以下の桁数を選択できます。Metacritic列にはゼロを選択するので、元のスコアリングメトリックと一致します。Metacritic Users列にも同じ変更を加えますが、Metacriticユーザーは小数点以下1桁で評価するため、今回は小数点以下1桁を選択します。私の新しいテーブルはずっときれいです:

私の新しいピボットテーブルははるかに読みやすくなっています。ピボットテーブルを使用すると、データが保存されているシートを変更せずに、さまざまな方法でデータを調べることができます。たとえば、興行収入やRottenTomatoesの評価の列をすばやく追加できます。[フィルム]フィールドを[行]ボックスから[フィルター]ボックスにドラッグして、テーブルに個々の行自体ではなく、各列の合計のみを表示することもできます。

巨大なデータセットを扱う場合、ピボットテーブルが不可欠になります。データが完全に正しくフォーマットされていない場合は少し難しい場合があります(たとえば、異なるフランチャイズの間に残した空白行は定期的に自動ピボットテーブルを破棄します)が、多くの場合、独自のデータを作成するよりもはるかに高速で柔軟性があります数式からのテーブル。

Word文書とは異なり、スプレッドシートは通常の印刷しやすいページを念頭に置いて設計されていません。これを補うには、改ページプレビュー機能を使用します。これを使用すると、シートの分割方法や、どのデータをどのページに印刷するかを変更できます。

このビューを開くには、[表示]タブをクリックします。[ワークブックビュー]セクションで、[改ページプレビュー]をクリックします。スプレッドシートがズームアウトし、各ページに印刷されるセクションが表示されます。各行をドラッグして、必要に応じてセクションのサイズを変更できます。

改ページをさらに追加する場合は、次の手順に従います。

非常に長いドキュメントの場合、Excelは、ページに収まる最大容量に達すると自動的に改ページを導入する場合があります。これらの改ページを削除することはできませんが、追加した改ページを含むその他の改ページは、自由に移動または削除できます。通常のビューに戻るには、リボンの[表示]タブに戻ります。[ブックビュー]で、[標準]をクリックします。

データがどのように見えるかをよりよく理解するために、スプレッドシートのデータの全部または一部に基づいてカスタムグラフを作成できます。Excelには、選択可能な既製のスタイルが多数付属しています 。また、ニーズに合わせてグラフカスタマイズすることもできます。

グラフを作成するには、最初に含めるセルを選択します。場合によっては、Excelがセルを理解するために特定の方法でセルをフォーマットする必要がありますが、グラフの種類ごとにセルをフォーマットする方法については、こちらを参照してください。この例では、上のスクリーンショットのマーベルシネマティックユニバースの映画データを使用します。列A、E、およびFのすべてを選択します。

データを選択したら、リボンの[挿入]タブをクリックします。[グラフ]セクションに、[推奨グラフ]というボタンが表示されます。これにより、選択したデータに基づいてExcelが最適と判断するグラフの種類が自動的に選択されます。私の場合、提案から「クラスター化された列」を選択しました。

グラフを作成したら、必要に応じてカスタマイズできます。私の場合、これについて私が気に入らないことがいくつかあります。グラフのタイトルを変更して、わかりやすくしたいと思います。左軸にラベルを追加して、数値が百万単位で測定されることを示したいと思います。また、配色が少し退屈でなくなったらいいですね。

最初の問題は簡単です。グラフのタイトルをクリックして変更できます。軸ラベルを変更するには、最初に軸ラベルを追加する必要があります。チャートの空のスペースのどこかをクリックして、チャート自体を選択します。チャートの右上隅の横に3つのボタンが表示されます。緑のプラスアイコンが付いた最初のボタンをクリックします。ここでは、軸のタイトルなどの要素を追加できます。次に、ラベルをクリックして、タイトルを編集したのと同じ方法で編集できます。

グラフのスタイルを変更するには、グラフを選択し、絵筆の記号が付いたボックスをクリックします。ここでは、プリセットスタイルの選択から選択できます。スタイルピッカーボックスの上部にある[色]をクリックして、グラフの配色を変更することもできます。さて、このチャートはそれほど見栄えが良くありませんか?

デフォルトでは、作成した新しいチャートは、開いたシートに表示されます。グラフを個別に保持したい場合は、グラフを独自のシートに移動できます。これを行うには、チャートを右クリックして[チャートの移動]を選択します。表示されたボックスで、「新しいシート」を選択して名前を付けます。[OK]をクリックすると、グラフが独自のシートに移動します。

スプレッドシートの基本は、数学そのものと同じくらい基本的です。それでも、MicrosoftはExcel2016に新しい便利な機能を追加することに成功しました。最新バージョンの最高のツールのいくつかを次に示します。

表面の下には、古い機能と新しい機能がさらにたくさん埋め込まれています。最新バージョンの詳細については、MicrosoftのWebサイトを参照してください

マイクロソフトのWebサイトにあるExcelのほぼすべてのキーボードショートカットの完全なリストは、こちらにあります。毎日使用する最も一般的なもののいくつかを次に示します。

Excelは、これまでここ で説明したのと同じテキストナビゲーションショートカットの多くもサポートしています。Altキーを押してリボンをナビゲートすることもできます。アプリは、タブを変更したり、現在利用可能な機能にアクセスしたりするために押すことができるボタンを表示します。

Excelを使用して独自のスプレッドシートを作成する方法に事実上制限はありません。単純なやることリストから、自分のアプリケーションのように見えるシートまで、何でも作成できます。ここにあなたの途中であなたを助けるためにいくつかのより多くの読書があります:

スプレッドシートは、映画があなたを信じさせたほど退屈ではありません。開始するのに少し手間がかかる場合がありますが、面倒に収集されたデータを視覚的に印象的で有益なグラフに変えることができます。

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