Microsoft Outlookは、ほとんどのオフィスで事実上の電子メールおよびカレンダークライアントであり、タスクやメモの管理にも役立ちます。[送受信]をクリックするだけでなく、カレンダーの共有、電子メールの自動フィルタリングなど、Outlookワークフローを改善するためにできることがたくさんあります。
この投稿は、LifehackerのシリーズであるMicrosoft Office Weekの一部であり、 MicrosoftOfficeの使用を開始または習得するためのヒントを提供します。もっと欲しい?週を通して、 OfficeWeekタグページに注意してください。
他のOfficeアプリと同様に、Outlookで使用する必要のあるコマンドはすべてリボンにあります。左側のナビゲーションペインもOutlookのインターフェイスの重要な部分であり、Outlookのさまざまなビューをすばやく切り替えることができます。
このガイドでは、Outlookで電子メールアカウントを既に設定しており、電子メールの作成やカレンダーイベントの追加などの基本を理解していることを前提としています。復習が必要な場合は、チェックアウトしてくださいhttps://support.office.com/en-us/article/Office-2016-Quick-Start-Guides-25f909da-3e76-443d-94f4-6cdf7dedc51e?ui=en-US&rs=en-US&ad=US&fromAR=1。
それぞれが1つの専用の目的(Wordはワードプロセッシングを行い 、Excelはスプレッドシートを行い 、PowerPointはプレゼンテーションを行う など)を持つ他のMicrosoft Officeプログラムとは異なり、Outlookはマルチタスカーです。これは、メール、予定、アドレス帳、メモ、タスクを1か所で管理するオールインワンのパーソナルアシスタントになることを目的としています。ほとんどの人にとって、電子メール、カレンダー、および連絡先(または「人」)はOutlookで最もよく使用される機能であるため、ここではこれらの機能の生産性に関するヒントに焦点を当てます。
https://support.office.com/en-us/article/Manage-email-messages-by-using-rules-c24f5dea-9465-4df4-ad17-a50704d66c59?ui=en-US&rs=en-US&ad=US&fromAR=1電子メールのノンストップ消防ホースを自動的に整理する強力な方法を提供します。Outlookは、添付ファイルのある電子メールをフォルダーに自動的に移動したり、特定の連絡先からデスクトップまたは音声アラートを送信したり、内容に基づいて電子メールを分類したりすることができます。
ルールを開始するには:
Outlookには、使用できる一般的なルールテンプレートがいくつか用意されています。いずれかを選択し、ステップ2で、下線付きのリンクをクリックして詳細を編集します。より多くの条件でルールを作成する場合は、空白のルールから開始します。「受信したメッセージにルールを適用する」または「送信したメッセージにルールを適用する」を選択して、ウィザードを実行します。
たとえば、Lifehackerの共同執筆者からのすべてのメールを「仕事」として分類し、それらのメールを「Lifehacker」フォルダに送信したいとしました。そのために、私は空白の「受信したメッセージにルールを適用する」から始めました。最初に選択した条件は「受信者のアドレスに特定の単語が含まれている」であり、「特定の単語」の値として「@ lifehacker.com」を入力しました。次に、「指定したフォルダに移動する」と「カテゴリカテゴリに割り当てる」の両方のオプションをチェックし、それらの値を編集しました。
あなたが考慮するかもしれない他の規則: http://www.outlook-tips.net/tips/tip-211-create-a-sender-is-not-in-the-address-book-rule/「MightBeSpam」フォルダに移動し、要求を満たすすべてのメッセージにフラグを付けるか、複数の電子メールアカウントからのメッセージを1つの統合フォルダに結合します 。
新しいコンピューターにアップグレードする場合、または一度に複数のコンピューターを使用する場合は、Outlookルールをインポートおよびエクスポートできるため、ルールを再作成する必要はありません。ここでも、[移動]> [ルールとアラートの管理]に移動します。次に、[オプション]ボタンをクリックして、ルールをインポートまたはエクスポートします。
ルールは、メッセージを受信または送信するときにメッセージを自動的に整理するのに便利ですが、多くの場合、電子メールを個別に処理する必要があります。Outlookのhttps://support.office.com/en-us/article/Automate-common-or-repetitive-tasks-with-Quick-Steps-a9caf57e-0eb0-4b48-9141-a9904da0aaf9複数のアクションをワンクリックボタンに組み合わせて、電子メールの管理にかかる時間を短縮します。これは、電子メール処理用のマクロのようなものです。
デフォルトのクイックステップには、メッセージを特定のフォルダに移動して既読としてマークすることや、特定の連絡先または複数の連絡先にメールを転送することが含まれます。たとえば、クイックステップを使用して、ニュースレターを読んだ後に「参照」フォルダに送信したり、別の部門が処理する必要のあるメッセージを適切な電子メールアドレスに転送したりできます。
[ホーム]タブの[クイックステップ]ボタンをクリックし、[新しいクイックステップ]を選択すると、独自のクイックステップを作成できます。たとえば、PR会社からコーヒーを飲みながら「クイック」チャットやミーティングのリクエストをよく受けますが、そのための時間がありません。そこで、ワンクリックですばやく送信できる標準の返信を使用して、Outlookでクイックステップを設定しました。クイックステップでは、アクションとして[返信]を選択し、[オプション]リンクをクリックして既定のテキストを入力しました。
「クイックコール」または「クイックチャット」を含むメッセージを検索するOutlookルールと組み合わせると、最も頻繁に受信する電子メールの一部を1つのステップで処理するのに役立ちます。
Outlookでは、送信するすべての電子メールに含まれる電子メール署名を作成できるだけでなく、複数の署名を作成して、電子メールを作成するときにそれらの中から選択することができます。
最初の電子メール署名を作成するには(または既存の署名を変更するには:)
署名の外観のフォーマット、連絡先カードの添付、Webリンクの挿入などを行うことができます。
この[署名とひな形]ウィンドウの[個人用ひな形]タブをクリックすると、HTMLメールメッセージにテーマを適用し、メッセージを作成または読むときにデフォルトのフォントを設定できます。ただし、ほとんどの人はHTMLメッセージを受け取らないことを好むため、デフォルトのままにしておくことをお勧めします。
最後に、Outlookで複数の電子メールアカウントを設定している場合は、アカウントごとに異なるデフォルトの署名を選択できます。または、メールを作成するときに、新しいメッセージウィンドウの[挿入]メニューに移動し、紙の上にペンのように見える[署名]ボタンをクリックして、メールの署名を切り替えることができます。
人々があなたのカレンダーを使用してお互いに会議や予定を設定するオフィスで働いている場合、忙しいときや暇なときに他の人に表示するようにOutlookカレンダーを設定する方法がいくつかあります。
会社でMicrosoftExchange Serverを使用している場合は、[ホーム]タブに移動して[カレンダーの共有]をクリックすると、カレンダーを別のExchangeユーザーと簡単に共有できます。共有の招待状に、カレンダーを共有する相手のメールアドレスを入力します。
Exchangeを使用していない場合は、カレンダーの詳細を電子メールで送信できます。
[OK]をクリックすると、カレンダーは「カレンダースナップショット」として電子メールメッセージの本文に埋め込まれ、ICS(iCalendarファイル)の添付ファイルとしても含まれます。電子メールの受信者もOutlookを使用している場合、受信者はOutlookでカレンダースナップショットを開いて、デフォルトのカレンダーの横にカレンダーを表示できます。ただし、イベントを変更または追加した場合、他の人のカレンダーは更新されないため、カレンダーの「共有」のより限定されたバージョンになります。
そして最後に、Outlook 2016の新しいグループ機能により、チームメンバーは誰でも更新できるグループカレンダーを利用できます。ただし、Office365の職場または学校のアカウントでのみ使用できます。
GoogleカレンダーとOutlookの両方を使用している場合は、カレンダーの同期を維持することをお勧めします。現在これを行う唯一の方法は、サードパーティのユーティリティを使用することです。スリップスティックリストhttp://www.slipstick.com/outlook/sync-outlook/using-google-calendar-sync-utility-outlook/、フリーウェアを含む https://outlookgooglecalendarsync.codeplex.com/、これ http://www.howtogeek.com/225489/how-to-sync-your-google-calendar-with-outlook/。会社が仕事でGoogleAppsを使用している場合、Googleはhttps://tools.google.com/dlpage/gappssync、OutlookとGoogleの製品間でメール、連絡先、カレンダー、メモの一貫性を保つことができます。
ただし、Outlook内からGoogleカレンダーを表示できるようにするだけの場合は、Googleカレンダーを購読することでそれを行うことができます。
カレンダーを購読すると、左側のナビゲーションメニューからそのカレンダーを選択すると、すべての新規および編集済みのイベントが表示されます。
あなたはおそらく同じグループの人々に何度も何度もメールを送ります。連絡先グループを作成すると、すべてのメールアドレスを入力せずに一度にすべての人にメールを送信できるだけでなく、ルールを適用して、これらの種類のグループメールを簡単に識別および管理できます。
出来上がり!これで、グループのすべてのメンバーにすばやくメールを送信したり、カレンダービューで会議の招待状を作成したりするなど、Outlookの他の場所でこのグループの連絡先リストを使用できます。
Officeの他のアプリと同様に、Outlookは根本的な新機能やインターフェイスの変更を取り入れていません。しかし、いくつかありましたhttps://support.office.com/en-us/article/What-s-new-in-Outlook-2016-for-Windows-51c81e7a-de25-4a34-a7fe-bd79f8e48647:
表面の下には、より古い機能と新しい機能が埋め込まれています。Officeの最新バージョンの詳細をご覧くださいhttps://blogs.office.com/2015/09/22/thenewoffice/。
いくつかのキーボードショートカットをマスターすれば、受信トレイゼロにすばやく到達できます。Outlookにはhttps://support.office.com/en-us/article/Keyboard-shortcuts-for-Outlook-3cdeb221-7ae5-4c1d-8c1d-9e63216c1efd、ただし、これらは最も頻繁に使用する可能性が高いものです。
また、タスクバーのOutlookアイコンを右クリックすると、Outlookウィンドウに切り替えることなく、新しい電子メール、予定、会議出席依頼、連絡先、またはタスクをすばやく作成できます。
Outlookは、好きでも嫌いでも、整理整頓に役立つ強力なツールです。プログラムをより深く掘り下げるのに役立つ詳細情報は次のとおりです。
一部のOutlook機能は、Exchangeを使用しているユーザーのみが使用できます(不在時の返信の設定など)が、Exchangeを使用していない場合でも、Outlookは、オールインワンの電子メール、カレンダー、連絡先、ノート、およびタスクマネージャー。