Microsoft OfficeOutlookをマスターする方法

Microsoft Outlookは、ほとんどのオフィスで事実上の電子メールおよびカレンダークライアントであり、タスクやメモの管理にも役立ちます。[送受信]をクリックするだけでなく、カレンダーの共有、電子メールの自動フィルタリングなど、Outlookワークフローを改善するためにできることがたくさんあります。

この投稿は、LifehackerのシリーズであるMicrosoft Office Weekの一部であり、 MicrosoftOfficeの使用を開始または習得するためのヒントを提供します。もっと欲しい?週を通して、 OfficeWeekタグページに注意してください

他のOfficeアプリと同様に、Outlookで使用する必要のあるコマンドはすべてリボンにあります。左側のナビゲーションペインもOutlookのインターフェイスの重要な部分であり、Outlookのさまざまなビューをすばやく切り替えることができます。

このガイドでは、Outlookで電子メールアカウントを既に設定しており、電子メールの作成やカレンダーイベントの追加などの基本を理解していることを前提としています。復習が必要な場合は、チェックアウトしてくださいhttps://support.office.com/en-us/article/Office-2016-Quick-Start-Guides-25f909da-3e76-443d-94f4-6cdf7dedc51e?ui=en-US&rs=en-US&ad=US&fromAR=1

それぞれが1つの専用の目的(Wordはワードプロセッシングを行い Excelはスプレッドシートを行い PowerPointはプレゼンテーションを行う など)を持つ他のMicrosoft Officeプログラムとは異なり、Outlookはマルチタスカーです。これは、メール、予定、アドレス帳、メモ、タスクを1か所で管理するオールインワンのパーソナルアシスタントになることを目的としています。ほとんどの人にとって、電子メール、カレンダー、および連絡先(または「人」)はOutlookで最もよく使用される機能であるため、ここではこれらの機能の生産性に関するヒントに焦点を当てます。

https://support.office.com/en-us/article/Manage-email-messages-by-using-rules-c24f5dea-9465-4df4-ad17-a50704d66c59?ui=en-US&rs=en-US&ad=US&fromAR=1電子メールのノンストップ消防ホースを自動的に整理する強力な方法を提供します。Outlookは、添付ファイルのある電子メールをフォルダーに自動的に移動したり、特定の連絡先からデスクトップまたは音声アラートを送信したり、内容に基づいて電子メールを分類したりすることができます。

ルールを開始するには:

Outlookには、使用できる一般的なルールテンプレートがいくつか用意されています。いずれかを選択し、ステップ2で、下線付きのリンクをクリックして詳細を編集します。より多くの条件でルールを作成する場合は、空白のルールから開始します。「受信したメッセージにルールを適用する」または「送信したメッセージにルールを適用する」を選択して、ウィザードを実行します。

たとえば、Lifehackerの共同執筆者からのすべてのメールを「仕事」として分類し、それらのメールを「Lifehacker」フォルダに送信したいとしました。そのために、私は空白の「受信したメッセージにルールを適用する」から始めました。最初に選択した条件は「受信者のアドレスに特定の単語が含まれている」であり、「特定の単語」の値として「@ lifehacker.com」を入力しました。次に、「指定したフォルダに移動する」と「カテゴリカテゴリに割り当てる」の両方のオプションをチェックし、それらの値を編集しました。

あなたが考慮するかもしれない他の規則: http://www.outlook-tips.net/tips/tip-211-create-a-sender-is-not-in-the-address-book-rule/「MightBeSpam」フォルダに移動し、要求を満たすすべてのメッセージにフラグを付けるか、複数の電子メールアカウントからのメッセージを1つの統合フォルダに結合します

新しいコンピューターにアップグレードする場合、または一度に複数のコンピューターを使用する場合は、Outlookルールをインポートおよびエクスポートできるため、ルールを再作成する必要はありません。ここでも、[移動]> [ルールとアラートの管理]に移動します。次に、[オプション]ボタンをクリックして、ルールをインポートまたはエクスポートします。

ルールは、メッセージを受信または送信するときにメッセージを自動的に整理するのに便利ですが、多くの場合、電子メールを個別に処理する必要があります。Outlookのhttps://support.office.com/en-us/article/Automate-common-or-repetitive-tasks-with-Quick-Steps-a9caf57e-0eb0-4b48-9141-a9904da0aaf9複数のアクションをワンクリックボタンに組み合わせて、電子メールの管理にかかる時間を短縮します。これは、電子メール処理用のマクロのようなものです。

デフォルトのクイックステップには、メッセージを特定のフォルダに移動して既読としてマークすることや、特定の連絡先または複数の連絡先にメールを転送することが含まれます。たとえば、クイックステップを使用して、ニュースレターを読んだ後に「参照」フォルダに送信したり、別の部門が処理する必要のあるメッセージを適切な電子メールアドレスに転送したりできます。

[ホーム]タブの[クイックステップ]ボタンをクリックし、[新しいクイックステップ]を選択すると、独自のクイックステップを作成できます。たとえば、PR会社からコーヒーを飲みながら「クイック」チャットやミーティングのリクエストをよく受けますが、そのための時間がありません。そこで、ワンクリックですばやく送信できる標準の返信を使用して、Outlookでクイックステップを設定しました。クイックステップでは、アクションとして[返信]を選択し、[オプション]リンクをクリックして既定のテキストを入力しました。

「クイックコール」または「クイックチャット」を含むメッセージを検索するOutlookルールと組み合わせると、最も頻繁に受信する電子メールの一部を1つのステップで処理するのに役立ちます。

Outlookでは、送信するすべての電子メールに含まれる電子メール署名を作成できるだけでなく、複数の署名を作成して、電子メールを作成するときにそれらの中から選択することができます。

最初の電子メール署名を作成するには(または既存の署名を変更するには:)

署名の外観のフォーマット、連絡先カードの添付、Webリンクの挿入などを行うことができます。

この[署名とひな形]ウィンドウの[個人用ひな形]タブをクリックすると、HTMLメールメッセージにテーマを適用し、メッセージを作成または読むときにデフォルトのフォントを設定できます。ただし、ほとんどの人はHTMLメッセージを受け取らないことを好むため、デフォルトのままにしておくことをお勧めします。

最後に、Outlookで複数の電子メールアカウントを設定している場合は、アカウントごとに異なるデフォルトの署名を選択できます。または、メールを作成するときに、新しいメッセージウィンドウの[挿入]メニューに移動し、紙の上にペンのように見える[署名]ボタンをクリックして、メールの署名を切り替えることができます。

人々があなたのカレンダーを使用してお互いに会議や予定を設定するオフィスで働いている場合、忙しいときや暇なときに他の人に表示するようにOutlookカレンダーを設定する方法がいくつかあります。

会社でMicrosoftExchange Serverを使用している場合は、[ホーム]タブに移動して[カレンダーの共有]をクリックすると、カレンダーを別のExchangeユーザーと簡単に共有できます。共有の招待状に、カレンダーを共有する相手のメールアドレスを入力します。

Exchangeを使用していない場合は、カレンダーの詳細を電子メールで送信できます。

[OK]をクリックすると、カレンダーは「カレンダースナップショット」として電子メールメッセージの本文に埋め込まれ、ICS(iCalendarファイル)の添付ファイルとしても含まれます。電子メールの受信者もOutlookを使用している場合、受信者はOutlookでカレンダースナップショットを開いて、デフォルトのカレンダーの横にカレンダーを表示できます。ただし、イベントを変更または追加した場合、他の人のカレンダーは更新されないため、カレンダーの「共有」のより限定されたバージョンになります。

そして最後に、Outlook 2016の新しいグループ機能により、チームメンバーは誰でも更新できるグループカレンダーを利用できます。ただし、Office365の職場または学校のアカウントでのみ使用できます。

GoogleカレンダーとOutlookの両方を使用している場合は、カレンダーの同期を維持することをお勧めします。現在これを行う唯一の方法は、サードパーティのユーティリティを使用することです。スリップスティックリストhttp://www.slipstick.com/outlook/sync-outlook/using-google-calendar-sync-utility-outlook/、フリーウェアを含む https://outlookgooglecalendarsync.codeplex.com/、これ http://www.howtogeek.com/225489/how-to-sync-your-google-calendar-with-outlook/。会社が仕事でGoogleAppsを使用している場合、Googleはhttps://tools.google.com/dlpage/gappssync、OutlookとGoogleの製品間でメール、連絡先、カレンダー、メモの一貫性を保つことができます。

ただし、Outlook内からGoogleカレンダーを表示できるようにするだけの場合は、Googleカレンダーを購読することでそれを行うことができます。

カレンダーを購読すると、左側のナビゲーションメニューからそのカレンダーを選択すると、すべての新規および編集済みのイベントが表示されます。

あなたはおそらく同じグループの人々に何度も何度もメールを送ります。連絡先グループを作成すると、すべてのメールアドレスを入力せずに一度にすべての人にメールを送信できるだけでなく、ルールを適用して、これらの種類のグループメールを簡単に識別および管理できます。

出来上がり!これで、グループのすべてのメンバーにすばやくメールを送信したり、カレンダービューで会議の招待状を作成したりするなど、Outlookの他の場所でこのグループの連絡先リストを使用できます。

Officeの他のアプリと同様に、Outlookは根本的な新機能やインターフェイスの変更を取り入れていません。しかし、いくつかありましたhttps://support.office.com/en-us/article/What-s-new-in-Outlook-2016-for-Windows-51c81e7a-de25-4a34-a7fe-bd79f8e48647

表面の下には、より古い機能と新しい機能が埋め込まれています。Officeの最新バージョンの詳細をご覧くださいhttps://blogs.office.com/2015/09/22/thenewoffice/

いくつかのキーボードショートカットをマスターすれば、受信トレイゼロにすばやく到達できます。Outlookにはhttps://support.office.com/en-us/article/Keyboard-shortcuts-for-Outlook-3cdeb221-7ae5-4c1d-8c1d-9e63216c1efd、ただし、これらは最も頻繁に使用する可能性が高いものです。

また、タスクバーのOutlookアイコンを右クリックすると、Outlookウィンドウに切り替えることなく、新しい電子メール、予定、会議出席依頼、連絡先、またはタスクをすばやく作成できます。

Outlookは、好きでも嫌いでも、整理整頓に役立つ強力なツールです。プログラムをより深く掘り下げるのに役立つ詳細情報は次のとおりです。

一部のOutlook機能は、Exchangeを使用しているユーザーのみが使用できます(不在時の返信の設定など)が、Exchangeを使用していない場合でも、Outlookは、オールインワンの電子メール、カレンダー、連絡先、ノート、およびタスクマネージャー。

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「自分のテクノロジーをすべて忘れるのに数年かかりました。それが私が良いチームを率いるようになった理由です。」この文章は15年前にIBMの幹部から言われました。当時、私はいつもそうではないと感じていました。チームの全員を説得する能力が必要ですか?私自身も就職・仕事学科を卒業したデザイナーで、社会を離れる前からUIUXデザイナーとして働き始めました。10年近く働いた後、徐々に就職や就職の経歴を忘れてしまいました。部門を超えたコミュニケーションがどんどん進んでいます。順調に進んでいます。15年前に先輩が教えてくれたことを理解しています。次の質問を考えれば、おそらく共鳴すると思います。実際には、デザイナーの立場はさまざまです。企業が異なれば、市場も異なります。多くの企業は、フロントエンドの技術的能力をボーナスポイントの条件と見なす可能性があり、出力の価値を迅速に実現する必要があります。これらの追加のポイントをすでに知っている場合は、ポジションを選択する機会が増えたことを祝福します。このフィールドに入るのをためらっている場合は、フロントエンドを勉強する必要がありますか?または、エンジニアとのコミュニケーションで障害に遭遇した場合は、この記事を通じてそれについて学びたいと思うかもしれません。現実には、誰もが時間に限りがあります。フロントエンドの学習にリソースを投資すると、分析、設計、テストを試す機会は言うまでもなく、設計の分野での時間は比較的少なくなります。専門分野の場合、フロントエンドの条件は、体系的に考えてプロセスを実装するのに役立ちますが、実際には「問題を解決」できない場合があります。少し前にWangYanboの記事で「インタビューポートフォリオでUXの考え方を示す方法」を説明したデザイナーの価値。使用理論の観点から、ソフトウェア会社は次の目的でデザイナーを雇うことを望んでいます。 「製品」の場合「サービスを計画するとき」-「ユーザーが使いやすく、理解しやすいサービスを手に入れたい」-「価値を創造し、ビジネスモデルの成功を支援」できるようにするもちろん、この説明は当てはまりません。すべてのビジネス。2021年にUXTWが実施した統計調査によると、企業の3分の1近くがまだUXを理解している段階にあります。専攻を理解している指導教員に会えれば、設計プロセスは比較的スムーズになります。専門外のスーパーバイザーに出会ったら、おめでとうございます。上向きのコミュニケーションを学ぶ機会が増えます。プロのデザイナーの仕事の一部は、社内の人員やマネージャーのトレーニングから生まれ、将来のコミュニケーションがスムーズになります。会社がこのポジションを採用した理由を別の観点から考える方法を知っていれば、デザインへの道を進む方法をよりよく知ることができます。すべてのデザイナーは、「ゲーム」全体を理解している場合にのみ、自分の価値を強調する機会があると思います。存在するものには理由があるはずです。現状では、個人的な興味(やりたいこと)を脇に置いて、組織内でデザイナーを配置する上司の役割を理解してください。組織はドラゴンボートを漕ぐようなものですが、目標は前進することです。、優れた能力や別の専門家を雇うと、ボートのバランスが不均一になり、上司はバランスに多大な労力を費やします。フロントエンドテクノロジーを学ぶことで、チームメンバーはあなたに依存するようになりますか?このレベルから考えることに加えて、インタビューを通してそれについて学ぶこともできます。実際、組織には善悪はありません。チームはそれぞれの立場に立って、お互いに最も合理的な専門的価値を提供します。会社における私自身の価値は、ユーザーと協力して最も合理的な価値を見つけることです。客観的な視点。問題点を特定し、解決可能な解決策と実践を提供します。これまで、私は促進する方法としてフロントエンドテクノロジーを使用していません。デザイン思考を使って価値を創造する企業は、今でもUIUXデザイナーを「美容編集者」として扱っています。デザイナーと美的編集者の違いは、問題を解決する能力にあり、美容はその一部にすぎません。問題を解決する方法、私の最大の影響力とは、デザインについて考える能力です。デザイン思考には、論理的思考、批判的思考、その他の合理的な左脳思考、および右脳の想像力と組み合わせる能力が含まれます。これは、共感、調整、全体性、デザイン、ストーリーテリングに基づいており、デザイナーは各リンクを明確にし、あいまいな状態で新しい視点を作成する可能性を示します。デザイン思考を通じて提供できる価値は、「調査」、「分析統合」、「コンセプト形成」、「プロトタイピング」のいずれの段階であっても、継続的に派生する多くの新しい方法やテクノロジーがあります。 10年前はイラストレーターをプロトタイプのツールとして使っています。5年前にSketchが登場した後、学ぶためにMacを購入しなければなりませんでした。過去3年間、Figmaに焦点を当てており、部門間のコミュニケーションのコストを削減するのに役立っています。 。限られた時間の中で、デザイナーは最も重要なデザイン思考を通して自分の価値と発展を理解する必要があります!2.ポイント、ライン、サーフェスでキャリアを見るデザインのバックグラウンドがある場合は、バウハウスデザインスクールが教えているポイント、ライン、サーフェスに精通している必要があります。ポイント、ライン、サーフェスは、日常生活と私たちの生活を構成します。ドット、ライン、サーフェスの概念は、デザイナーがレイアウト、効果、革新的な要素を使用するのに役立ちます。ここでは、ドット、ライン、サーフェスの概念を使用してキャリア開発を選択する方法を紹介します。ディアンディアンは地面にある石のようなもので、私たちの視点から見ると目立たないです。今日の小さなアリなら、石は小さな丘のようなものです。ポイントは、人々に「気持ち」を表現することです。さまざまな立場や視点が気持ちに影響を与えます。「デザイナー」の役割と同様に、会社の規模、開発段階、市場はすべて、デザイナーの配置に影響を与えます。線は他の位置(ドット)との連携のようなものです。ドット間の距離は、デザインのプッシュがスムーズかどうか、さらに重要なことに、ドット間に接続があるかどうかに影響します。大企業への参入を期待する場合、デザインは個人の能力に依存するだけでなく、プロジェクトは通常、「システム」、「プロセス」、「組織」と相互作用します。小規模企業への参入を期待する場合は、それからそれはしばしば単なるネジではなく、解決するためにさまざまな問題に対処する準備ができている、3つのヘッドと6つのアームの能力を必要とします。デザイナーのスキルを包括的に見ると、情報アーキテクチャ、ユーザーリサーチ、ターゲット分析、インターフェイスデザイン、アイコンの構成などはすべて異なるポイントです。より包括的に成​​長したい場合は、フロントエンドのテクニカルポイント、私がつながり、成長するのを手伝ってくれませんか?ここでは、考えるのに役立つ3つのポイントを要約します。スキルツリーをより広く、より遠くから見て、フロントエンドを学習する未来はありますか?あなたが選んだ業界はあなたの発展に影響を与えます、あなたはどのトラックでレースをしていますか?あなたの能力はどのように上昇しますか?基本的な判断方法があります。ここを参照してください。以前の記事を読んだ場合は、点、線、表面、およびSimon Sinekのゴールデンサークル理論に焦点を当て、「表面から設計する理由(WHY)」を明確に理解できるはずです。 "、「ライン」からデザインを行う方法(HOW)と、目標を達成するために「ポイント」から何をするか(WHAT)を明確に理解します。デザイナーに興味がある場合は、私の記事「デザイン」も参照してください。このように」。あなたが解決するのは、問題は何ですか?3.「次の10億の仕事は、「T字型の才能」の5つの主要な能力を蒸発させ、H字型の才能の世界誌の記事であなたが排除されるのを防ぎます。単一の分野の専門知識とスキルは絶えず更新され、過去に学んだ知識やスキルは将来の仕事に適用できない可能性がありますが、能力の横軸は、位置に関係なく、単一の仕事と産業の分野から独立しています仕事と産業はこれらの能力を必要とし、時間や状況によって変化することはありません。現在の専門能力開発は「I字型の才能」だけではなく、競争力を維持したいのであれば、「T字型の才能」に向けて成長する必要があります。自分の専攻で、少なくとも他のページについては少し知っていますが、「T字型の才能」の概念は1980年から存在しています。それは2022年でもまだ適用できますか?フロントエンド専攻の勉強を始めた皆さん、おめでとうございます!あなたは「π型の才能」に向かって成長しているかもしれません。それは、複合、開発、革新、競争の4つの特徴を持つ少なくとも2つの専攻を持つことを指します。21世紀は比較的適用可能です。フロントエンドを学ぶことが「piデザイナー」になるのに役立つかどうかにかかわらず、考えるのに役立つ3つの側面があります。デザインを促進するために、デザイナーはアイデアから実装までを開始します。直線。しばらく作業すると、線を曲げるのが複雑になることがあります。私自身のB2B業界には、促進し協力する多くの利害関係者がいます。時には、彼らの興味、ニーズ、つながりを見つけて、デザインを促進するための最も適切な方法を見つける機会が必要です。情報爆発の時代にさかのぼると、製品の開発とマーケティング5.0の戦略を見ることができます。「人」に焦点を当てたものに焦点を当て、「人」と「人」のつながりを実現することができます。世の中変わったんだよ。デザイナーが特定のネットワークと知識を持ち、さまざまなバックグラウンドを持つ人々とコミュニケーションを取り、自分以外の人々を理解できる場合、他の職業を統合することができます。最後に、優れた設計者は、絶えず変化する世界でより多くの柔軟性と接着性を維持し、より良い設計価値を反映するために専攻間の距離(コスト)を短縮する必要があると思います。。

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