あなたのオープンプランオフィスを生き残るための10のルール

2015-07-27
オープンプランのオフィスでどのように仕事を成し遂げることができますか?いくつかのヒントがあります。

ときどき大笑い、咳、うなり声で中断された、低いおしゃべりの鼓動が空中を駆け巡ります。突然、ジャイロのスパイシーな香りが空気を満たし、鋭い卵のような香りの上に重ねられます。国際ファシリティマネジメント協会によると、これは、オープンオフィスプランを採用している米国の70%の1つである場合、ランチタイム前後の会社の説明である可能性があります。オープンオフィスは今日のアメリカでは一般的であり、一般に、従業員が机を持っているが壁に囲まれたオフィスがない、または「オフィス」が単に低いパーティションで描かれている大きなオープンスペースとして定義されています[出典:カウフマン]。

オープンプランのオフィスへの動きは、シリコンバレーの雇用主から始まりました。すぐに、世界中の企業が、従業員ごとに個別のオフィスやキュービクルを設置するよりもコストがかからないという青写真を採用するようになりました。管理側から見ると、オープンオフィスにはコスト削減以外にもメリットがあります。ボスは従業員を簡単に監視できます。ディランが一日中自分のデスクで実際に何をしているのか不思議に思う必要はありません。オープンプランのオフィスを見渡すと、労働者がグループでおしゃべりをしたり、騒いだりして、忙しくて生産的な場所の写真を見ることができます。さらに、ビジネスの規模を拡大または縮小する必要がある場合はいつでも、ワークスペースをすばやく再構成できます[出典:Church ]。

問題は、ほとんどの労働者が彼らを強く嫌っているということです、研究は示しました。従業員のプライバシーはほとんどありません。騒音レベルが大きいため、集中できません。病気はすぐに広がります。労働者は照明、温度、音、匂いを制御できません[出典:Yonatan ]。調査によると、不満を持っている従業員がたくさんいると、生産性が大幅に低下します。ある調査によると、騒音による気晴らしによる生産性の低下は、オープンオフィスとプライベートオフィスのある企業で2倍になりました[出典:カウフマン]。

雇用主はどうやら気にしない。ですから、オープンプランのオフィスで働くことを恐れている場合は、私たちの戦略を試してみてください。これは、仕事のストレスを減らし、生産性を高めるのに役立つように設計されています。

コンテンツ
  1. オフィスルールを確立する
  2. 可動家具をチェックしてください
  3. プライベートゾーンを作成する
  4. 電話ゾーンを持っている
  5. 新鮮な空気のためにオフィスを離れる
  6. 寛容であること
  7. 集中することを学ぶ
  8. 役立つテクノロジーを活用する
  9. あなたのトリガーを知っている
  10. ジャームズに注意

10:オフィスルールを確立する

新しいオフィススペースで問題が発生した場合は、いくつかの基本ルールについて話し合うための会議をスケジュールしてください。

あなたの会社がオープンオフィスプランに切り替えているだけなのか、それともしばらくの間それを実施しているのかに関わらず、適切な行動のためのいくつかの一般的なルールについて話し合い、それを実行することは常に役に立ちます。まず、会議をスケジュールして、最も気が散る、歓迎されない行動のいくつかについて全員の意見を聞くことができるようにします。あなたが彼らが何であるかを知っていると思い込まないでください。オープンオフィスでは特定の問題(大音量の音楽、会話の聞き取り)が一般的ですが、他の問題はあなたのオフィスに特有のものである可能性があります。話し合いの最中に誰も標的にされていると感じないようにしてください。多くの人がブリアナの臭いエッグサラダサンドイッチを嫌うなら、エッグサラダサンドイッチを禁止することを提案しないでください。代わりに、気を散らすものとして強いにおいのする食品に言及してください。グループにいくつかの基本的なノーノーに同意してもらい、「禁止」をテストしてみてください。

グループが主に新しいルールを順守している場合は、すばらしいです。気を散らすものをいくつか排除しました。数週間以内に別の会議をスケジュールして、話し合う新しい問題や追加するルールがあるかどうかを確認します。順守がほとんどなく、上司からのバックアップがない場合、あなたのオフィスはおそらくその概念を助長していません。(幸いなことに、機能する可能性のある対処メカニズムがさらに9つあります。)

9:可動式家具をチェックアウト

このオフィスには、プライベートミーティング用に移動できる可動式の家具がいくつかあります。

多くの従業員は、オープンオフィスが気を散らすことに気づきます。はい、大勢の人とコラボレーションしたいときに最適です。しかし、一人で、または2、3人の小グループで作業することが多い場合は、数十人の従業員がいる巨大なオープンオフィスの渦巻く会話、騒音、一般的な騒ぎは圧倒される可能性があります。これは、可動式の家具が限られたコストで大きな影響を与えることができる場所です。可動式の家具は、デスク、テーブル、ファイリングキャビネット、パーティションで構成されており、無数のオフィス構成に再配置できます。部品は車輪付きまたは静止している場合がありますが、移動は簡単です。多くの場合、新しいセットアップは数分以内に作成できます[出典:Southwest Solutions Group]。あなたの会社が少なくともいくつかの可動家具に投資する用意があるなら、あなたとあなたの同僚はそれが役に立ったときに協力して働き、プロジェクトやニーズが終わったらあなた自身のスペースに戻ることができます。本当に、それは両方の世界の最高です。

8:プライベートゾーンを作成する

オープンプランのオフィスに、人々が小グループで、または一人で仕事をするために隠れることができる場所をいくつか作成します。

時々、あなたがどれほど集中しようとしても、オフィスは単に気が散りすぎます。そして、あなたが厳しい締め切りやあなたが正しくしなければならない重要なプロジェクトに取り組んでいるなら、それはプレッシャーを増します。実際、オフィスが比較的静かで、上記の締め切りやプロジェクトに取り組んでいる日に落ち着いたとしても、突然、小さな音や動きでさえ非常に気が散ることがあります。

一部のオープンプランのオフィスには、人々が使用できるプライベートオフィス(または静かな部屋)が組み込まれているため、そこから逃れることもできます。ただし、これらが頻繁に予約されている場合、またはガラスの金魚鉢タイプの壁が特徴である場合、これは適切な解決策ではない可能性があります。

そのとき、プライベートゾーンを設定すると便利です。理想的には、プライベートゾーンは、従業員が一時的に利用できる、机と椅子を備えた人里離れた場所です。オフィスにそのようなセットアップが含まれていない場合は、デスクやソファなどを希望のセットアップに移動することで、自分でセットアップを作成できます。他に何もない場合は、作業資料と椅子を手に取り、角を向いて座ってください。

7:電話ゾーンを持っている

耳に聞こえることなく電話をかけることができる個室を用意することが重要です。

電話での会話を聞くことは、オープンオフィスプランについて人々が最も嫌うことの1つです。仕事中に他の人の電話での会話を聞くのは煩わしくて気が散ります。壁のないオフィスでは、これは非常に頻繁に発生します。あなたが電話をしているときはおそらくさらに厄介で、特に機密性の高いトピックや機密性の高いトピックについて話し合う必要がある場合は、他の人があなたの話を聞いているように感じます。

あなたの隣人が電話をしているときにいつも叫んでいるように見えると思うなら、それはあなたの想像力ではありません。電話をしていると、実際にみんなの声が上がります[出典:カニンガム]。そして、医師や獣医に電話する必要がある場合があります。職場でそのような電話が受け入れられる場合でも、同僚があなたが仕事関連の電話を行っていないと聞いたときにあなたの話を聞いて判断しているように感じます。シナリオに関係なく、簡単な解決策があります。専用電話ゾーンを1つまたは2つ作成します。この人里離れた場所で最も敏感な、または長い電話をかけるように従業員に勧めます。誰もが恩恵を受けるでしょう。

6:新鮮な空気のためにオフィスを離れる

できれば、ランチタイムにオフィスを出てください。

新鮮な空気は、あなたを苦しめるものは何でも治すことができるものとして長い間宣伝されてきました。そしてそれは本当です。オフィスを離れて1日1回外に出ることが重要な場合、それはオープンオフィスの設定から生じているストレスを和らげるのに大いに役立ちます。だから、休憩中にブロックの周りを散歩してください。お気に入りのレストランでランチに出かけるか、公園のベンチでサックランチを食べましょう。悪天候があなたを止めさせないでください。お住まいの地域の要素と戦うために必要なものは何でも、ブーツ、防寒着、傘を持っていることを確認してください。

外にいるときも、できるだけ多くの空気を肺に取り入れるために、深く呼吸することを忘れないでください。(深呼吸はストレス解消にもなります。)運動は気分を高めるのにも役立ちます。可能であれば、職場にシャワー設備があると仮定して、早歩きをしたり、屋外の休憩中に走ったりすることもできます。これが不可能な場合は、1日1回建物の別の場所に歩いて行きます。しばらく周囲を離れるだけで、ストレス解消と遠近感が得られます。

5:寛容であること

確かに彼はガラスの上に足を上げて迷惑をかけていますが、あなたも彼が迷惑だと思うことをするかもしれません。

私たちはそれを手に入れました、私たちはそれを手に入れました–サムがすべての電話でそれを大声で騒ぎ立てるとき、それは本当に迷惑です。または、ジーナが毎週金曜日に臭いマグロを食べるとき。ケーシーがガムをパチンと鳴らしているときに悲鳴を上げて、オールドスパイスのスティックであるBOが横行しているフィルに手渡します。あなたは、メアリーが爪を整え始めたときに爪切りを手から奪い取り、ハリーが口ずさみ始めたときにダクトテープの幅の広いストリップをハリーの口に貼ることについて空想にふけっています。とても多くの人がそのような迷惑な習慣を持っています!それでも...あなたもそうです。

あなたは非常に誠実になりたいと思うかもしれません、そしてあなたを狂わせる上記のことのどれもしないでください。しかし、他の人が迷惑だと感じる習慣が少なくとも1つか2つある可能性があります。たぶん、あなたは電話でげっぷをしたり、叫んだりしていませんが、一見無害に見える毎日の天気予報や妊娠の最新情報は、同僚の神経をすり減らすかもしれません。ですから、同僚があなたを悩ませているときは、深く呼吸し、幸せな考えを考え、寛容を実践してください。他の人があなたに何回それを実践しているのかわからないからです[出典:カニンガム]。

4:集中することを学ぶ

エネルギー会社サイペンのロンドンオフィスはオープンプランですが、人々は仕事を成し遂げることを学びました。

人々が気を散らすものを調整しなければならない人生には多くの状況があります。その大学またはプロのボールプレーヤーについて考えてみてください。ゲームが結ばれた状態でフリースローラインに立っており、勝ち負けは彼次第です。両側からのファンが叫び、スタンプを押しています。彼はこれらの気晴らしを調整し、目の前の仕事に集中する方法を学ぶ必要があります。彼がそれをする方法を学ぶことができないならば、彼は長続きしません。コンサートピアニストと同上。誰も彼女のリサイタルで叫んだり、捺印したりすることはできませんが、何百もの目が彼女に向けられており(耳は言うまでもなく)、聴衆はあなたとあなただけに集中しているのと同じように神経質になります。

しかし、ボールプレーヤーのように、コンサートピアニストは、聴衆を調整して集中する必要があります。あなたも、気を散らすものを無視または回避する方法を学ぶことができるので、仕事に集中することができます。ビジネスの専門家は、特定の時間(たとえば、ガムスナッパーがオフィスに到着する前)に最も集中する必要のあるタスクに取り組むことから、電子メールの音声アラートをオフにすること、優先順位を付けることまで、その方法について多くのアイデアを持っています。やることリストのタスク[出典:Smith、Orenstein ]。あなたはおそらくすべてのオフィスの気晴らしを調整することは決してできないでしょう、しかしあなたはそれらがあなたに影響を与える程度を減らすことができるはずです。

3:役立つテクノロジーを活用する

ヘッドフォンは、オープンプランのオフィスでは祝福です。

Sometimes all it takes is a little technology to help you withstand the challenges of an open office. Can't stand your colleagues' constant chatter? Try wearing noise-cancelling headphones while you work. You can also look for a website or app like Simply Noise that has a variety of white noise and environmental sounds to use for background. If you prefer music at work, a study showed that, for best results, listen to classical music if you're dealing with numbers; pop music for data entry or deadlines and dance music when proofreading or problem-solving [source: Davidson]. Bu do your neighbors a favor and listen to your tunes through headphones or a headset.

別の方法として、テクノロジーは気を散らすものに対処するのに役立ちます。いつも立ち寄っている同僚に、最初にインスタントメッセージを送信して、自由に話せるかどうかを尋ねるように伝えます。ローテクデバイスでさえ、オープンプランの作業体験をより快適にすることができます。オーバーヘッドライトが暗すぎませんか?電気スタンドを手に入れるか、窓際の席を壊してみてください。

2:トリガーを知る

同僚が毎朝電話で大声で話している場合は、その時間を使って机から離れて何か他のことをしてください。(または彼女に静かにするように言ってください)。

オープンプランのオフィスのフラストレーションを軽減する簡単で簡単な方法は次のとおりです。トリガー(壁を駆け上がらせるアクション)を特定し、それらを回避できるかどうかを確認します。ポーラが週に2回働くために袋ランチを持ってきて、彼女の昼食時間全体をニンジン、リンゴ、ナッツを大声で砕いて過ごしたとしましょう。それはあなたを狂わせます。一日中煮込むのではなく、その日に起きて昼食に出かけるので、それに対処する必要はありません。ジョーが毎朝オフィスに来てすぐに同僚に電話をかけ、同僚が大声で騒々しい会話をしていると、本当にイライラしますか?次に、ジョーが到着したらすぐに、コーヒーメーカーのビーラインを作成するか、トイレに行くか、コピー機を叩きます。主要なイライラから焦点を外すことは、実際にそれらの効果をかなり鈍らせるのに役立ちます[出典:ボス]。

気晴らしから逃れることができない場合は、リラックスすることに集中してください。リラックスすればするほど、怒りは少なくなります。リラクゼーション法には、深呼吸、ある種の瞑想、視覚化が含まれます。犯罪者を激しく非難するのではなく、たとえば、ビーチで横になっている[出典:セルツァー]。

1:ジャームズに注意

同僚がくしゃみをし始めたら、デスクエリアで抗菌ワイプを使用してください。そして彼に家に帰るように勧めなさい。

オープンオフィスの支持者によってそのように宣伝されたその親密さとコラボレーションのすべては、1つの意図しない結果をもたらしました:はるかに多くの病気の日。ちょっと考えてみてください。デイケアと小学校の子供たちは、お互いにとても密接に接触しているため、次々と病気にかかっています。同じことがオープンプランのオフィスでも起こります。あなたがオフィスにいる場合、または3壁のキュービクルに押し込まれていて、隣人がくしゃみをしている場合でも、あなたはかなりよく保護されています。しかし、あなたとあなたの同僚がひじからひじまで座っているなら、あなたは運が悪いです。

あなたがそのようにさらされているときに健康を維持するための最良の方法は最も簡単かもしれません:あなたの手を頻繁に洗ってください。呼吸器疾患の20%以上は、手を洗うだけで阻止できると、米国疾病予防管理センターは述べています。手洗いはまた、下痢(病気!)になる可能性を31%減らします[出典:米国疾病予防管理センター]。

定期的に手をこすり洗いするだけでなく、抗菌ワイプで机、キーボード、電話を拭き取り、毎晩十分な睡眠を取り、同僚や部下が病気の場合は家にいるように促します。そして、何かを思いついた場合も同じことをする必要があります。風邪の最初の2、3日は最も伝染性が高いので、オフィスの全員に好意を持って家にいてください[出典:Medline ]。

多くの詳細情報

著者のメモ:あなたのオープンプランオフィスを生き残るための10のルール

私はホームオフィスで働いているので、キュービクルファームやオープンプランのオフィスなどのオフィスのトレンドに対処する必要はありません。わーい!しかし、私にはオフィスメイトも、ウォータークーラーのチャットも、オフィスのおやつもありません。ブー!

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その他のすばらしいリンク

  • キャリアブリス
  • フォーブス

ソース

  • ボス、ジェフ。「オープンオフィスのフロアプランのファンではありませんか?ここに適応する3つの方法があります。」フォーブス。2015年4月21日。(2015年7月10日)http://www.forbes.com/sites/jeffboss/2015/04/21/not-a-fan-of-the-open-office-floor-plan-here -are-3-ways-to-adapt /
  • キャリアブリス。「なぜ誰もオープンプランのオフィスを好まないのか(そして、1つのオフィスでの作業を生き残る方法」2013年8月19日。(2015年7月10日)http://www.careerbliss.com/advice/the-downside-of-an- open-plan-office-etiquette-tips /
  • 疾病管理予防センター。「手洗い:企業活動。」(2015年7月22日)http://www.cdc.gov/healthywater/hygiene/hand/handwashing-corporate.html
  • Coalesse。「CoalesseはMassaudラウンジにキャノピーを提示します-オフィスの「コンセプトカー」です。」(2015年7月12日)http://www.coalesse.com/files/documents/news/Press_Release_Massaud_Canopy_Concept.pdf
  • カニンガム、イザベル。「オープンプランのオフィスのためのサバイバルのヒント。」2011年8月1日。(2015年7月10日)http://www.brighthub.com/office/career-planning/articles/122567.aspx
  • ジャン、ビビアン。「生産性を向上させる5つのオープンオフィスプランの調整。」アメリカンエキスプレス。2013年11月7日。(2015年7月10日)https://www.americanexpress.com/us/small-business/openforum/articles/5-open-office-plan-tweaks-that-increase-productivity/
  • カウフマン、リンジー。「グーグルはそれを間違えた。オープンオフィスの傾向は職場を破壊している。」ワシントンポスト。2014年12月30日。(2015年7月10日)http://www.washingtonpost.com/posteverything/wp/2014/12/30/google-got-it-wrong-the-open-office-trend-is-職場を破壊する/
  • オレンスタイン、ベス。「焦点を合わせることができますか?これらの7つの簡単なADHD集中のヒントを試してください。」毎日の健康。(2015年7月22日)http://www.everydayhealth.com/adhd-pictures/cant-focus-try-these-simple-adhd-concentration-tips.aspx#01
  • サラ、ペイビー。「気を散らすものを最小限に抑える。」MindTools。(2015年7月12日)http://www.mindtools.com/pages/article/distractions.htm
  • セルツァー、レオン。「不要な怒りを取り除くための強力な2ステップのプロセス。」今日の心理学。2012年8月16日。(2015年7月12日)https://www.psychologytoday.com/blog/evolution-the-self/201208/powerful-two-step-process-get-rid-unwanted-anger
  • スミス、ジャックリン。「職場で気を散らすものを無視する方法」。フォーブス。2012年6月22日。(2015年7月12日)http://www.forbes.com/sites/jacquelynsmith/2012/06/22/how-to-ignore-distractions-at-work/
  • サウスウェストソリューショングループ。「なぜキュービクルとパネルシステムの上に可動式のオフィス家具を使うのか」(2015年7月22日)http://www.southwestsolutions.com/folding-rolling-workstations/why-use-moveable-office-furniture-over-cubicles-panel-systems
  • ユジーム、マイケル。「オープンオフィスに関する現在の問題は一時的なものです。」ニューヨークタイムズ。2015年1月14日。(2015年7月10日)http://www.nytimes.com/roomfordebate/2015/01/14/are-cubicles-preferable-to-the-open-office-layout/the-current-problems -with-open-offices-are-temporary

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