効果的なオフィスミーティングを開催し、退屈をなくすための5つの秘訣

2019-01-29
これらのヒントを使用して、オフィスの会議をより生産的にします。トムワーナー/ゲッティイメージズ

無意味な仕事の会議は彼ら自身の特別な種類の地獄です。話を止めない男性であろうと、電話を常にチェックしているために何も言わない女性であろうと、特に会議のリーダーがコントロールできない場合は、すべてが助けよりも邪魔になる可能性があります。しかし、希望があります。面倒な毎週の会議を真のコラボレーションセッションに変える方法に関する一般的な質問に答えるために、ビジネス生産性コンサルタントのテレサワードオブザファイアリーフェザーに連絡しました。

1.人々がゾーニングアウトするのを防ぐにはどうすればよいですか?

退屈はどんな良い会議のクリプトナイトでもあるので、効果的なリーダーは、最も日常的な毎週の会議でさえも目新しさを注入する方法を考え出さなければなりません。ある程度の一貫性が必要だとワードは言います。なぜなら、人々が完全に不意を突かれるのを望まないからですが、物事を混同するための簡単なトリックもいくつかあります。

常に同じ4つまたは5つの議題項目をカバーする必要がある場合は、「毎週同じトピックについて同じ順序で話さないでください」とWard氏は言います。「そうすると、人々は「ああ、これは20です。私がゾーンアウトするときの分、そしてこれは私が注意を払うときの5分です。」

新しい声を会話に取り入れるための方法を見つけましょう。たとえば、毎週、別のチームメンバーを「ホットシート」に割り当てることができます。開催される会議の種類に応じて、選ばれた人は、今週学んだ、読んだ、または見た興味深いことを共有したり、仕事以外で行ってきた個人的な情熱や趣味について話したりすることができます。

「その新鮮な声の目新しさは、私たちの脳のジュースを刺激して、 『少なくともあと数分はチェックインしたままにします』と言うのに十分です」とワードは言います。

しかし、人々の関心を維持するためのおそらく最も重要なアドバイスは、時計を監視することです。

「会議がいつ終了するかについて明確な感覚がない場合、人々はゾーンアウトします」とワードは言います。「終了時間を尊重することは非常に大きなことです。」

ミーティングリーダーとして、途中で(またはもっと頻繁に)チェックインし、「OK、残り15分です。これらのXアジェンダ項目について説明します」と発表します。人々の頭脳をフィニッシュラインまでずっとタスクに留めておくには、リフレッシュするだけで十分です。

2.どうすれば人々をガジェットから遠ざけることができますか?

マルチタスクは本物ではありません。私たちの頭脳は一度に1つのタスクしか処理できないため、メールをチェックし、乳母にテキストメッセージを送信すると、特定のトピックに集合的な頭脳を集中させる会議の全体的なポイントが損なわれます。

にぎやかなポケットは非常に気を散らすものであるため、Wardは会議中にすべてのデバイスを棚に置くことをお勧めします。また、スマートフォンを手放すことは、たとえ20分間であっても、一部の人にとっては境界的なトラウマであるため、グループ全体からの賛同が必要です。

ワードは、創造性を発揮し、「スマートフォンなし」の協定に遊び心を注入することを提案しています。彼女はかつて、バービーの夢の家を会議室の後ろに置き、それを「携帯電話の家」と呼んだクライアントのために働いていました。会議が始まる前にデバイスを携帯電話の家に落とすことが、共有オフィス文化の一部になりました。心配しないでください、ケンはそれを監視します。

3.ランブラーを巧みにシャットダウンするにはどうすればよいですか?

すべての会議には1つあり、すべての議題項目に25セント(2つで十分)を追加する必要があり、トピック外の発言を取り乱す生産的な会話を狂わせ、自分の声の音に抵抗できないようです。

ワードが言うように、「不均衡な関与」は、すべての人の時間を浪費するだけでなく、真のコラボレーションを損ないます。常に脚光を浴びる必要がある人々は、他のすべての出席者の間で恨みを助長する有毒な要素を会議に導入します。

ありがたいことに、ランブラーに通知せずに会議時間を変更する必要のないソリューションがあります。ワードは、各項目に名前が付けられた会議に先立って全員が受け取る明確な議題から始まると言います。ランブラーが自分が輝くチャンスがあることを知っていれば、他の人に順番を任せることをいとわないでしょう。

仕事を続けるためのもう一つのトリックは、「駐車場」と呼ばれるものです。

「駐車場は基本的にホワイトボードまたはWebドキュメントであり、会議中に出てくるトピックのための専用スペースであり、今日は話す時間がありませんが、別の機会に話します」とWard氏は説明します。 。 「あなたはみんなの前で書くことを約束している」とあなたが言ったことを聞いた。それは重要だ。そのトピックに、後の会議やオフラインの議論で正当化される専用の時間を与えましょう。」

上司がランブラーである場合はどうなりますか?彼または彼女が会議を運営している場合、あなたはそれと一緒に暮らす必要があるかもしれません(または彼らにこの記事をさりげなく転送する)。しかし、あなたが会議のリーダーである場合、ワードはローテーションするチームメンバーをタイムキーパーとして割り当てることを提案します。誰もがブレンダに時計の制御を与えることに同意した場合、彼女は、空港のバスルームでボノに会ったときのボスの話を含め、議論を中断し、次の議題に進む権限を持っています。

4.どうすれば恐ろしい仮想会議を改善できますか?

オンライン会議は、人生を難しくするのではなく、楽にするはずでした。しかし、参加者の半分が文字化けした携帯電話接続で電話をかけ、残りの半分が開いているブラウザタブでYouTubeクリップをはっきりと見ているいくつかの仮想会議に参加すると、古き良き魂のない会議室に懐かしさを感じるようになります。 。

うまく実行された仮想会議は、いくつかの基本ルールを設定することから始まります、とWardは言います。スタンドアップミーティングの場合は、これらのミーティングをより良くするために重要であると感じる1つの基本ルールを全員に送信するように依頼して、新たなスタートを切ります。たぶん、誰もが電話ではなくコンピュータからログインすることが期待されています。または、通話中にマルチタスクを実行しないことに同意します。人々がアイデアを提供する機会があるとき、彼らはルールに従う可能性が高くなります。

こだわりの1つは、仮想会議中に全員がWebカメラをオンにする必要があるかどうかです。他の参加者を見ることができることには間違いなく利点があります、とワードは言います。非言語的な手がかりを読んだり、チームのように感じたり、カジュアルな企業文化を再確認したりするのに役立ちます。しかし、ウェブカメラをオンにしておくことをルールにする場合は、なぜそれが重要であるかを説明する必要があります。また、髪、肌、顔の日が特に悪いと感じた場合は、人々をオフフックにすることもできます。 。

ワードには、全国(または世界中)に散らばっていて、直接会う機会がないチームのためのボーナスチップがあります。個人的なチェックインのために、会議の開始時または終了時に必ず数分を取っておきます。仮想チームは従来のオフィスのすべての非公式なやり取りを見逃しているため、ちょっとした話は友情を築くのに大いに役立ちます。

5.入力/アイデアを求めても、誰も何も与えない場合はどうなりますか?

これは確かにエンゲージメントの問題かもしれませんが、プレー中に性格の違いがあるかもしれません。

「一部の人々はより内向的で、グループ設定で自分の考えを口頭で処理するのに苦労しています」とワードは言います。「その場で人を配置するのではなく、事前に質問してください。チーム全体にメッセージを送信して、「会議の前に3つのアイデアをメールで送信するか、会議中に3つのアイデアを提示する準備をしてください。」

エンゲージメントを改善するためのもう1つの戦術は、会議の意図をより明確にすることです。Wardの提案の1つは、Thesaurus.comにアクセスして、「meeting」という単語の同義語を検索することです。

「会議を主にブレーンストーミングセッションとして機能させたい場合は、ブレーンストーミングセッションと呼びます」と彼女は言います。「そうすれば、人々はアイデアを共有するという精神的な期待を持って現れる可能性が高くなります。それが「15分のステータスチェック」と呼ばれる場合、彼らは異なる一連の期待をもたらします。」

そして、会議が15分を超える場合、それはブレンダのせいです。

今それはクールです

マーケティング会社のPercolateは、会議に関する6つの簡単なルールを考え出しました。最初のルールは、「本当に会議が必要ですか?」です。良い質問!

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